Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить сотрудника на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
Пакет документов от работника
Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:
- паспорт или иной документ идентификации личности;
- трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
- ИНН;
- СНИЛС;
- военный билет (только для военнообязанных);
- дипломы и сертификаты об образовании.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Что такое собеседование и каким оно может быть
Собеседование — это не «экзамен», во время которого соискатель изо всех сил хочет понравиться работодателю. Скорее, это равноправный диалог кандидата с рекрутером или руководителем компании. Во время беседы обе стороны знакомятся и выясняют, насколько они друг другу подходят. Кандидат тоже может и даже должен задавать вопросы, а по итогам собеседования решать, устраивает его предложенная работа или нет.
Беседа соискателя и работодателя может проходить в разных форматах: в индивидуальном или групповом, очно или дистанционно, по телефону или по видеосвязи. Из-за пандемии онлайн-интервью стали привычным делом, а если вы устраиваетесь на удаленную работу, это самый оптимальный вариант знакомства.
Перед встречей вам предложат предварительно созвониться. Уже на этом этапе знакомства выясняются важные детали, из-за которых кандидат или компания могут отсеяться и не тратить время на полноценное собеседование. Если все идет хорошо, во время первого звонка вы можете уточнить формат следующей встречи, чтобы лучше подготовиться.
После телефонного разговора вас могут пригласить на видеовстречу в Skype, Zoom или другой программе, чтобы подробно обсудить условия работы, опыт и ваши личные качества. Финальный этап или альтернатива видеозвонку — очная встреча. С вами может говорить рекрутер, директор или даже целая группа сотрудников компании.
Каким бы ни был формат собеседования, любой из них требует подготовки. Подготовленный кандидат меньше нервничает, чувствует себя уверенно, знает, чего хочет и о чем говорит.
Мы уже рассказали, как правильно и успешно проходить и что говорить на собеседования при приеме на работу, но важно упомянуть еще вот что: между двумя специалистами со схожим опытом выберут того, кто обладает лучшими качествами личности. Поэтому обязательно проработайте этот момент, будьте всегда позитивны (но не слишком), приветливы, улыбайтесь, проявляйте доброжелательность, располагайте к себе.
Вместе с тем надо помнить, что постоянное повышение квалификации в своей отрасли – жирный плюс в блокноте рекрутера. Поэтому даже если вы не собираетесь увольняться с текущего места, все равно регулярно проходите дополнительные курсы. Так вы повысите уровень мастерства и добавите дополнительные баллы при поиске.
Если вы совсем еще новичок и первый раз устраиваетесь в компанию, то вам стоит проявить свою мотивацию – покажите, что вы очень хотите работать в этой фирме и объясните почему. Если у вас нет нужных soft skills, опишите опыт или качества личности, которые помогут быстро получить необходимый навык.
Многим людям проще рассказывать о своих слабых сторонах, чем о сильных. Они в деталях описывают, чего не знают или не умеют.
На собеседовании лучше выключить своего внутреннего критика, и свои минусы преподнести как зоны роста.
То есть сделать акцент не на «я не умею, не пробовал, у меня не было такого опыта». А на «мне это интересно, это мой план, моя точка роста». И тогда это воспринимается совершенно иначе.
Рекрутер оценит, что кандидат понимает, в каком направлении ему развиваться и какие предпринять шаги. А также видит пробелы и планирует действия для их устранения.
Как успешно пройти собеседование на работу?
На первом этапе состоится 10-ти минутный телефонный разговор. Во время него вам озвучат суть обязанностей и условий вакансии. Уточнят значимые моменты вашего опыта и личных данных (например, место жительства). Если совпадение произойдет – приглашают на очную встречу. Уточняйте форму, к чему готовиться – например, к структурированному интервью или к экзамену?
На встрече присядьте туда, куда вас пригласят. Обычно при устройстве на работу собеседование длится 30-60 минут (чем выше квалификация, тем дольше). Но лучше заранее уточнить предполагаемую продолжительность. Далее предусмотрено взаимное представление, вопросы рекрутера, ответы соискателя и диалог.
По результатам подводится итог – все ли прозвучало, что было важно для обеих сторон.
Традиционно прямо на собеседовании ответа не дают (кроме самых «нижних» должностей). С вами дополнительно свяжутся, если выбор падет на вашу кандидатуру. Уточнят – обдумали ли вы предложение, готовы ли выйти на работу либо пройти следующий этап.
На финальном интервью (с руководителем или собственником) общение может быть более продолжительным.
При отрицательном решении работодатель имеет право ничего вам не сообщать.
Джентльменский срок для обратной связи – 3 рабочих дня. Если с вами не связались, значит ответ «нет». Но можете позвонить и уточнить.
Как лучше вести себя на собеседовании?
- Постарайтесь быть открытым и спокойным, говорите достаточно громко.
- Избегайте закрытых поз. Если сложно контролировать жесты – возьмите папку с документами или планшет с резюме двумя руками.
-
Улыбайтесь, демонстрируйте дружелюбие, позицию «на равных».
Что может оттолкнуть работодателя во время встречи?
Разберем ошибки, которые мешают успешно пройти собеседование при приеме на работу:
- Крайности: высокомерие или заискивание. Разговор лучше вести в духе «win-win».
- Узость мышления, негибкость: «это должно быть только так и никак иначе».
- Рассказ соискателя о своих жизненных трудностях и сосредоточение на негативном опыте.
- Позиция «жертвы», которую «обижали» работодатели и коллеги.
- Отсутствие мотивации и профессиональных интересов.
-
Нереальные ожидания, несоответствующие рынку труда и уровню квалификации.
О чем нужно спросить на собеседовании?
- Почему ушел предыдущий сотрудник?
- Сколько он проработал?
- В каком состоянии текущие дела?
- Будет ли осуществлена передача документов и информации от предыдущего сотрудника или это сделает непосредственный руководитель?
- Если должность новая, окончательно ли определен функционал по ней или «на бегу разберемся»?
-
Как будет определено, что вы успешно прошли испытательный срок?
Что нельзя делать на собеседовании?
- Постарайтесь не курить перед собеседованием.
- Не начинайте с требований и пожеланий, выслушайте сначала рекрутера или руководителя.
- Пройдите все этапы, не возмущаясь и не пытаясь перескочить. Часто соискатели пренебрежительно относятся к первым «ступенькам», заявляя, что им не интересно отвечать на вопросы рекрутера, они будут говорить только с первым лицом. Раз работодатель решил, что ему нужно такое «сито», то этого нужно придерживаться.
-
Не выливайте на собеседника весь негатив, накопленный вами ранее. Лучше сосредоточится на положительном опыте и перспективах.
Как вести себя на собеседовании
Существует несколько основных правил, позволяющих произвести положительное впечатление на потенциального работодателя. Чтобы непринужденно соблюдать их во время разговора, вдумчиво прочтите список несколько раз.
- Держите осанку. Не стоит горделиво задирать подбородок. Просто расправьте плечи и смотрите прямо – так человек выглядит наиболее приятно.
- Улыбайтесь. Улыбка должна быть приветливой и ненавязчивой, это позволит создать впечатление позитивного человека, не показавшись несерьезным.
- Ведите себя непринужденно. Зайдя в помещение, поздоровайтесь. Не оглядывайтесь по сторонам, смотрите на рекрутера. Сядьте перед ним, пододвинув стул так, чтобы удобнее было общаться. Во время общения смотрите в глаза, не скрещивайте руки, следите за ногами.
- Будьте лаконичны. Рекрутеру не интересна ваша подробная биография. Говорите только о том, что относится к вакансии: почему выбрали данную профессию, почему хотите работать в этой компании. Расскажите о пройденных курсах, о прочитанной профессиональной литературе, об опыте работы.
- Не критикуйте предыдущего работодателя. Это распространенная ошибка, совершаемая даже опытными специалистами. Постарайтесь обойтись без негатива, объясняя, почему покинули предыдущее место работы. Не нужно рассказывать о начальнике-тиране и некомпетентных коллегах.
- Не скрывайте свои недостатки. Наличие самокритичности важно в любой профессии, поэтому вопрос о недостатках на собеседованиях задают довольно часто. И вы должны быть готовы содержательно ответить.
В рекомендациях о том, как пройти собеседование, часто рекомендуют задавать встречные вопросы рекрутеру, чтобы повысить свою «ценность». Новички часто воспринимают данную рекомендацию слишком буквально и ведут себя вызывающе, производя неприятное впечатление.
Чтобы избежать данной ошибки, не перебивайте рекрутера и не пытайтесь перехватить инициативу. Но обязательно задавайте вопросы, когда это уместно. Так вы узнаете полезную информацию и продемонстрируете заинтересованность.
Медицинское освидетельствование при заключении трудового договора
Основной целью медицинского освидетельствования работника при заключении им трудового договора является охрана здоровья его и окружающих лиц (населения). Ему в обязательном порядке подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные граждане в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Большинство таких случаев касается работ, выполняемых во вредных, опасных или тяжелых (в том числе климатических) условиях.
Работодатель не вправе отказать в приеме на работу на основании результатов медицинского освидетельствования, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (работникам, занятым на тяжелых работах, и на работах с вредными или опасными условиями труда, на работах, связанных с движением транспорта, работникам предприятий пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений и т. д.).
Обязанность оплаты освидетельствования лежит на работодателе.
Следует отметить, что ТК РФ не требует от соискателя проходить психологическое тестирование. Отказ в приеме на работу по причине несоответствия психологического портрета кандидата будет необоснованным.
В заключение хотелось бы отметить следующее.
Этапы интервью могут отличаться в зависимости от конкретной компании и выбранного вида собеседования. Но основной принцип следующий.
Собеседование с одним соискателем обычно состоит из следующих этапов:
- Рассказ интервьюера о компании, вакансии, условиях работы.
- Вопросы соискателю.
- Вопросы от соискателя.
- Выполнение тестового задания или заполнение анкеты.
- Прощание.
Конечно, тестовое задание и анкеты — опциональный пункт, вовсе необязательно, что их Вам будут давать. Кроме того, тестовое чаще всего отправляют еще до собеседования, чтобы заранее оценить навыки соискателя. После собеседования следует обратная связь — Вас могут пригласить на вторую встречу или же непосредственно на работу.
Что касается интервью с группой кандидатов, оно чаще всего выглядит так:
- Заполнение анкет.
- Рассказ интервьюером о работе.
- Задания для кандидатов, беседа с ними.
- Прощание.
В данном случае также через некоторое время следует обратная связь. Обычно после группового интервью следует второй этап для отобранных кандидатов в виде собеседования один на один.
Итак, вы встретились с тем, кто будет вести собеседование. Возможно, это произойдёт в коридоре или вам самому придётся искать кабинет. Сразу настройте себя на то, что работодатель или кадровый работник не обязаны быть с вами доброжелательными. Часто случается совсем наоборот. Скорее всего, до вас уже были кандидаты, к тому же для них это — обычный рабочий день. Срабатывает человеческий фактор: на момент приёма они могут быть уставшими, нервными, раздосадованными, раздражёнными.
С первого взгляда постарайтесь оценить их настрой и состояние, чтобы вести себя соответствующе. Если HR-менеджер вам улыбается — улыбнитесь в ответ. Если работодатель хмурит брови — не стоит демонстрировать нарочитую весёлость, покажите себя тоже серьёзным человеком.
Обязательно вежливо поздоровайтесь в доброжелательном тоне.
Многие мужчины-соискатели не знают, жать ли руку мужчине, который будет проводить собеседование. По правилам этикета, это делается лишь в том случае, если он первым подаст руку. Иначе инициатива будет рассматриваться как панибратство и излишняя самоуверенность.
Ни в коем случае не тараторьте и не заваливайте работодателя вопросами, куда относить документы, нужна ли им ваша фотография для личного дела и т. д. Если это первое собеседование, сначала наладьте контакт. Для этого достаточно ограничиться короткой, но приятной фразой. Например: «Ваш офис так удобно расположен — найти вас было не трудно», или «Какое светлое помещение!», или «У вас оригинальный интерьер».
Сесть можно только после того, как вам предложат это сделать и укажут куда.
Никогда не пытайтесь сами закончить собеседование и уйти раньше, чем вам это позволили. Даже если возникла неловкая пауза, вам кажется, что уже все вопросы заданы и пора уходить, не становитесь инициаторами. Возможно, им нужен этот интервал для обдумывания решения или обсуждения ещё каких-то нюансов. Так что ждите, пока вам не сообщат, что собеседование окончено. При этом ситуация может разыграться по следующим сценариям.
Отказ
Вам могут сразу отказать. Не следует тут же выскакивать из кабинета, хлопая дверями. Во-первых, так вести себя — не этично. Во-вторых, нужно извлечь уроки из провала, поэтому вежливо спросите, по каким критериям вы их не устроили. Возьмите это на заметку, чтобы не допускать подобных ошибок в следующий раз. В-третьих (сразу предупреждаем, что это бывает крайне редко, но всё-таки случается), работодатель таким образом проверяет сотрудника на стрессоустойчивость. Сдержались, поблагодарили и вежливо ушли — вас могут вернуть на полдороге или перезвонить на следующий день, чтобы сказать, что вы приняты на работу.
Перезвонят
Могут сказать, что перезвонят, когда примут окончательное решение. Обязательно спросите о конкретных сроках, когда именно они это сделают. Например, в течение суток, 3 дней или недели? Если дольше — не вариант: прождёте месяц, потеряете время, а вам в итоге откажут.
Какие качества нужно развивать
Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:
-
Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)
-
Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)
-
Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)
-
Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)
Психологические секреты при устройстве на работу
Психология собеседования включает в себя не только оценку вопросов и реакции кандидата. Наниматель оценивает внешний вид, позу и даже манеру речи.
Язык тела
Нервные жесты много говорят о кандидате. Постукивание пальцами, накручивание волос на пальцы сообщают о нетерпеливости. Это не лучшее качество. Также нервозность на собеседовании может значить, что кандидат скрывает какие-то факты и боится раскрытия.
На сокрытие информации указывают и спрятанные руки под столом или в карманах. Это неоднозначный жест, но он формирует впечатление о кандидате. Слишком расслабленная поза показывает неуважение к собеседованию и желаемой должности. Такой подход может оскорбить начальника.
В психологии собеседования при приеме на работу считается, что лучше всего держать ладони на столе, открытыми. Поза должна быть в меру сдержанная, но не скованная.
Держите зрительный контакт. Выше оцениваются кандидаты, которые смотрят собеседнику в глаза. Речь должна быть четкая, в меру громкая и выразительная. Соискателей с невыразительной манерой подачи информации не запоминают.
Стиль одежды
Заработать доверие и получить лучшую характеристику от психолога поможет внешний вид кандидата. Необходимо соответствовать стилю, адекватному желаемой работе. Заранее поинтересуйтесь, в чём ходят в организации, куда вы устраиваетесь. На подсознательном уровне люди легче воспринимают похожее.
Одевайтесь подобающе условиям, и вас быстро примут за своего. Этот психологический прием на собеседовании подобен отзеркаливанию: человек, копирующий жесты и позы собеседника, вызывает больше доверия.
При устройстве в семью большое значение имеет цвет одежды. Устраиваясь руководителем, можно надеть черное — это укажет на лидерские качества. Но если выбрать этот цвет для работы с детьми, родитель сделает вывод о негативных установках или склонности к депрессии.
Избегайте фиолетового, этот цвет дает неоднозначную характеристику. Может показать вас слишком легкомысленным. Дети младшего возраста лучше воспринимают людей в светлой одежде нежных цветов. Женщинам-соискателям следует предпочесть сдержанный макияж.
Как избежать типичных ошибок при собеседовании?
Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему поиск работы превращается в рекордную стометровку для одних и в утомительный безнадежно длинный марафон для других? Наверняка среди ваших родственников или знакомых есть и те и другие. И если карьерные успехи можно легко объяснить наличием выгодных знакомств, «крутых родственников» или просто везением, то безрезультатные попытки устроиться на работу удручают и вызывают глубокое недоумение. Казалось бы, всем человек хорош: и образование высшее, и опыт работы есть, и после рассылки резюме звонят из компаний, приглашают на собеседование… Только вот после собеседований на работу не берут… Так в чем же причина очередного отказа? Какие типичные ошибки допускают соискатели на собеседовании? Попытаюсь ответить на этот вопрос, основываясь на собственном опыте рекрутера.
Многие компании охотно пользуются услугами кадровых агентств, доверяя им отбор наиболее подходящих кандидатов на вакантную должность. Поэтому помните: именно от результатов собеседования в кадровом агентстве зависит, попадете ли вы на собеседование к работодателю, станут ли сотрудники агентства рассматривать вашу кандидатуру на другие вакантные должности или ваше резюме осядет балластом в банке данных агентства с жирной пометкой «минус». Вот и попробуем посчитать возможные «минусы», поскольку свои «плюсы» знают все.