Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какого года документы можно уничтожить в 2023 году?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Документальное оформление
После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.
Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:
- Дата.
- Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
- Распоряжение.
- Способ избавления от бумаг.
Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Требования к протоколу
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- ФИО председателя и секретаря;
- повестка дня;
- постановка задач;
- вынесение решения;
- подписи ответственных лиц.
Оставить комментарий к документу
Считаете документ неправильным? Оставьте комментарий, и мы исправим недостатки. Без комментария оценка не будет учтена!
Спасибо, ваша оценка учтена. От вашей активности качество документов будет расти.
| Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел», а также задать вопросы
, связанные с ним. Если вы хотите оставить комментарий с оценкой , то вам необходимо оценить документ вверху страницы Ответ для |
О хранении документов
Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.
Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:
- Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
- Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2020 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2020 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности.
При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора.
Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец
Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет.
Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет. В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.
С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены. Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части
Практическое значение документа
Акт несёт в себе большое значение для предприятия. Организация несёт ответственность за хранимые ей документы, в том числе документы других организаций. Предприятия могут осуществлять передачу документации друг другу, в том числе и оригиналов документов. Принимающая сторона будет нести за них полную ответственность. Очень важно проследить за тем, чтобы не выделить к уничтожению документы, имеющие практическую значимость.
Дело приобретает чрезвычайную важность, если речь идёт о документах сторонней организации. В случае уничтожения документов третьего предприятия, уничтожившая организация будет нести перед предприятием-собственником документов юридическую ответственность. Такая ответственность предусмотрена актом приёма-передачи документов.
Как правильно уничтожить документы
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Естественно, в состав комиссии входит работник, который является ответственным за хранение документации (работник архива).
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.
Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.
Экспертиза ценности документов
Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте
Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
- представителя руководства организации;
- архивиста;
- главного бухгалтера организации;
- представителя службы персонала организации;
- представителя юридической службы организации;
- сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов
Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот. По полноте освещения заседания протоколы могут составляться по полной, краткой или же сокращенной форме. С учетом значимости функций ЭК наиболее целесообразным представляется вести протоколы по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений.
Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек. Директор ЗАО Актив. Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения. Образец приказа о создании экспертной комиссии смотрите в рубрике. распределении, перемещении, учете кадров», «протоколы заседаний. экспертной комиссии организаций — источников комплектования. формах: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;. или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа). Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Типовая форма акта на уничтожение, обычно приводимая в. Протокол № 10 Экспертной комиссии ЗАО «Банковская группа «УНО» от 18 марта. положение об экспертной комиссии организации ;. приказов, распоряжений и протоколов указывать номера первого и последнего документа, включенного в дело. от срока хранения документов: постоянного хранения – форма описи № 1. Оформление акта о выделении к уничтожению документов. Как составить акт на уничтожение документов. в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения).
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д.
Процедура уничтожения документации
Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:
- Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
- Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
- Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
- Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.