Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение дистанционного сотрудника: основания и особенности оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В России не было громких историй виртуального сокращения или увольнения сотрудников, которые утекли в прессу. Тем не менее, проблема нехватки бюджета на зарплату сотрудникам непременно возникала во время пандемии во многих компаниях. Даже в случаях, когда людей увольняют по другим причинам, появляется вопрос: как сделать это удаленно, если нет возможности встретиться лично.
Увольнение удаленного сотрудника: правовое обоснование
Рассматривая вопрос удаленных работников, невозможно не отметить, что к ним применяются точно такие же правовые акты, как и к обычным сотрудникам. Основания для увольнения четко указаны в статье 77 ТК РФ. Увольнение возможно по четырем причинам:
- по собственному желанию;
- по решению руководства;
- по соглашению сторон;
- после истечения испытательного периода.
К тому же, трудовой договор с удаленным сотрудником может иметь какие-либо другие, дополнительные основания для увольнения. Руководство имеет право выбирать основания для увольнения на свое усмотрение. Но существует обязательное условие — основания не должны дискриминировать работника. Иные основания необходимо прописывать в трудовом договоре. Наиболее часто как дополнительные основания выступают:
- Работник нарушил формат подготовки отчетов в результате выполненной деятельности.
- Сотрудник многократно ошибался в процессе выполнения заданий.
- Вместо дистанционного трудящегося приняли постоянного. Однако об этом руководство обязано уведомлять заранее.
Если он увольняется по собственной воле, работодатель не возражает либо инициатива была взаимной, трудовых споров удается избежать.
Целесообразно соблюсти следующий порядок действий:
- работник пишет стандартное заявление с указанием причины: по взаимному желанию сторон либо по собственному желанию;
- заявление нужно отсканировать в хорошем качестве и отправить работодателю с использованием ЭЦП;
- если стороны не договорились об обратном, работник трудится еще 2 недели дистанционно, как и обычный сотрудник;
- после получения в электронном виде приказа об увольнении гражданин должен подписать его своей ЭЦП и отправить работодателю, подтвердив факт ознакомления с документом;
- трудовую книжку по заявлению работника (если она велась) нужно отправить по почте, как и бумажный вариант приказа на увольнение.
Отметим, что ситуация с заявлением об увольнении от дистанционного сотрудника имеет спорные моменты.
Несмотря на то что ФЗ-63 от 6/04/11 г. об ЭЦП позволяет использовать электронные документы наравне с бумажными, Инспекция труда настаивает: заявление обязательно должно быть оформлено на бумажном носителе (ст. 80 ТК РФ).
Следовательно, просто написать заявление и отправить его по «электронке» — рискованный шаг. Необходим именно письменный отсканированный вариант, подтвержденный ЭЦП. Нелишним будет и предварительное заверение заявления нотариально.
Увольнение по инициативе работодателя
Эта ситуация отличается двумя важными моментами. Во-первых, нужно обосновать увольнение, во-вторых, уведомить работника об увольнении. Если речь идет о сотруднике, работающем в штатном режиме, основанием для увольнения может служить невыход на работу без уважительных причин. С дистанционным сотрудником сложнее, так как проконтролировать нахождение на рабочем месте не всегда возможно. Здесь нужно руководствоваться условиями договора, который был заключен с сотрудником при приеме на работу. Важно понимать, что увольнять в таких случаях нужно при наличии на то серьезных оснований, иначе работник может быть не согласен и процедура затянется.
Второй важный момент — уведомление работника. Сделать это можно также почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо по электронным каналам связи с использованием ЭЦП. Приказ об увольнении, оформленный на бумажном носителе, нужно передать работнику вместе с трудовой книжкой.
Ошибки при составлении заявления
Обратим внимание на распространенные ошибки сотрудников, которые подают подобного рода заявления:
- Указание города переезда. Это делать не обязательно, достаточно просто поставить в известность работодателя, что принято решение об увольнении именно по причине переезда.
Обратите внимание
Некоторые работодатели могут потребовать подтверждение скорого переезда. В таких случаях можно предоставить в качестве доказательства транспортные документы или письмо от компании, которая готова принять вас на работу по новому месту жительства.
- Если вы можете отработать 2 недели после подачи заявления на увольнение, не обязательно указывать в тексте заявления дату, когда вы просите произвести ваше увольнение.
- Обязательно указывайте в заявлении дату его подачи.
Оформление и выдача документов при увольнении по собственному желанию
Заинтересованное лицо вправе затребовать выдачу трудовой книжки в последний рабочий день, который считается днём увольнения. На следующий день допустимо его оформление на новое место работы.
Внесение записи в трудовую книжку. При внесении сведений об увольнении, в ТК заполняются графы в нижней строке, под записями о приёме на работу или перемещении. Запись вносит должностное лицо, уполномоченное на ведение книжек.
Правила заполнения:
- Порядковый номер определяется последующим, за внесённым в предыдущей записи.
- Дата указывается, соответствуя дню увольнения, а не заполнения книжки.
- В сведениях о работе вносится запись, об увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) с опорой на п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ, или по соглашению сторон, с опорой на п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ.
- В последней графе указываются реквизиты приказа об увольнении.
- Под записью вносится удостоверительная подпись лица, внёсшего сведения, с указанием фамилии и инициалов, а так же – занимаемой должности.
Увольнение в связи с выходом на пенсию. Данная процедура практически не отличается по нормам оформления. Главное – так же учитывать собственное желание пенсионера. Здесь более целесообразно в заполнении сведений о работе указать: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, согласно п.3 ст. 77 ТК РФ».
Но данная запись допустима при условии добровольного освобождения от должности в день выхода на пенсию.
Так же здесь правомерно увольнение без последующей отработки, если это не противоречит условиям работы пенсионера. В иных случаях эта категория лиц увольняются на общих основаниях.
Если не оформлялся трудовой договор. В данном случае не потребуется составления соглашения о его расторжении, а так же в сведениях о работе может стоять единственная формулировка «по собственному желанию». При этом основанием так же может выступить только поданное и собственноручно написанное заявление об уходе.
При незавершённом испытательном сроке. Уволиться допустимо на тех же основаниях и в период прохождения испытательного срока, при условии, что испытательный срок оформлялся официально.
Регламент оформления документации тот же, но допускается отмена срока отработки. А если вновь принятый сотрудник проработал менее 5 рабочих дней, допустимо не вносить записи о принятии и увольнении, просто рассчитав его и вернув незаполненную книжку.
Для правоспособности процедуры требуется наличие следующих документов:
- заявление сотрудника, удостоверенное руководителем;
- приказ об увольнении, зарегистрированный в книге приказов;
- копия приказа, с удостоверением об ознакомлении;
- форма Т-2;
- заполненная трудовая книжка, при необходимости – вкладыш;
- регистрация ТК (вкладыша) в журнале учёта движения книжек.
Выдача документов на руки. На руки, под роспись в журнале выдаётся только трудовая книжка (см. Что делать, если потерял трудовую).
Личное дело компонуется, закрывается и через 3 месяца, когда пройдёт срок исковой давности (на случай возникновения трудового спора), передаётся в архив.
Книжку положено вернуть в последний рабочий день или не позднее трёх последующих рабочих дней. При дистанционном оформлении процедуры или по просьбе лица, указанной в заявлении, ТК высылается по указанному адресу.
Если бывший сотрудник не забрал документ в обозначенные сроки, требуется на третий день выслать заказным письмом уведомление с требованием явиться к работодателю для его получения.
Если лицо – материально ответственное. При материальной ответственности возникают дополнительные процедуры, сопутствующие освобождению должности. Требуется приказ о назначении комиссии, которая принимает данную ответственность на себя путём проведения инвентаризации или передаёт таковую вновь поступившему сотруднику.
Недостача и иные недоимки не допускают задержания работника и передачи ему ТК в трёхдневный срок. В данной ситуации допустимо:
- затребовать возмещение недостачи;
- погасить её за счёт выходного пособия;
- обратиться в суд с требованием возмещения материального ущерба.
Судебная практика по вопросу приема электронных заявлений об увольнении крайне противоречива. Так, Мосгорсуд в своем Определении от 26.12.2017 № 4г/10-14184/17, признал законность заявления на увольнение, отправленного по электронной почте и не подписанного электронной подписью.
Судебная коллегия по гражданским делам Омского областного суда в Апелляционном определении от 22.01.2014 № 33-187/2014, напротив, указала на то, что работодатель может принимать к рассмотрению только те заявления, которые заверены личной подписью работника. Для электронных заявлений эквивалентом личной подписи является электронная цифровая подпись – именно ей и нужно заверить заявление, направляемое по электронной почте.
Подпись можно заказать в аккредитованном удостоверяющем центре, но эта услуга не бесплатная – в среднем за комплект ЭЦП + КриптоПро придется заплатить 5-7 тыс. рублей.
Если у вас нет электронной подписи и вы не планируете ее получать, лучше не рисковать и отправить письмо обычной почтой.
Как уволить дистанционного работника по инициативе работодателя
Увольнение дистанционного работника по инициативе работодателя занимает больше времени, чем при расторжении соглашении с локально трудящимся подчиненным.
Этапы дистанционного проведения процедуры выглядит так:
- На адрес работника высылается предупреждение об аннулировании профессиональных отношений. Делается это в соответствии со статьей 81 ТК
; - После этого оформляется приказ о расторжении соглашения на предоставление работы;
- Приказ отправляется заказным письмом с уведомлением. В нем делается пометка об отсутствии подписи в связи с удаленностью работника;
- В назначенный срок оформляется и предоставляется обратно гражданину трудовая книжка;
- Ознакомлением считается письменное подтверждение о получении заказного письма.
В расчете 6-НДФЛ компенсация при увольнении, а также другие положенные сотруднику выплаты, связанные с его увольнением, указываются отдельно от выплаты заработной платы остальным штатным работникам — в отдельном блоке строк 100-140 раздела 2. Ведь у бывшего сотрудника и у штатных работников будут разные даты получения дохода. В отличие от уволенного работника, датой получения дохода в виде заработной платы у сотрудников по штату будет последний рабочий день месяца, за который начисляется зарплата (
Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения — выдала зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.
При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Дата получения дохода — день выплаты. Поскольку компания рассчиталась с сотрудником в последний рабочий день, даты в строке 100 совпадают. Налог с обеих выплат нужно удержать в этот же день.
Компенсация неиспользованного отпуска — это не отпускные. Крайний срок перечисления НДФЛ с этой суммы — день, следующий за выплатой, как и по зарплате. Все три даты в строках 100-120 совпадают. А значит, компенсацию и зарплату отразите в одном блоке строк 100-140.
На примере.
Сотрудник уволился 16 июня. В этот день компания выдала ему зарплату за июнь — 28 000 руб., удержала с нее НДФЛ — 3640 руб. (28 000 руб. × 13%). Также компания перечислила компенсацию отпуска — 18 000 руб., удержала НДФЛ — 2340 руб. (18 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — последний рабочий день. То есть 16 июня. По компенсации отпуска — день выплаты. Тоже 16 июня. Крайний срок перечисления — 17 июня. Даты в строках 100-120 совпадают, поэтому компания отразила их вместе. Сумма доходов — 46 000 руб. (28 000 + 18 000), НДФЛ — 5980 руб. (3640 + 2340). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 84.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Что делать в ситуации, если одно из подразделений организации закрывается и работники переводятся на выполнение дистанционных работ по тому же трудовому договору, но некоторые не соглашаются?
Ответ: Необходимо издать приказ о целесообразности введения дистанционного труда, разработать и утвердить положение о дистанционном труде, за два месяца уведомить работников об изменении условий их труда и разработать дополнительное соглашение к основному договору. В случае отказа подписания данного документа организация вынуждена расторгнуть трудовой договор на основании пункта 7 части 1 статьи 77 ТК РФ (в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменениями определенных сторонами условий трудового договора)
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Последствия нарушений при увольнении
| Нарушение | Санкции |
| Работник уволен незаконно | Сотрудника восстановят на работе, а вас обяжут выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула (ст. 234, 394 ТК РФ).
ГИТ и прокуратура начнут проверки и привлекут виновных лиц к ответственности (ст. 356 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 01.09.2012 № 875) |
| Нарушены права работника | Вас обяжут возместить моральный вред и оплатить судебные издержки (ст. 237 ТК РФ, ст. ГПК РФ) |
| Не соблюдена процедура увольнения | Назначат штраф 1 000–70 000 рублей в зависимости от обстоятельств (п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Работник не получил сумму, которая ему причиталась при увольнении | Назначат штраф 1 000–100 000 рублей в зависимости от обстоятельств (п. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ) |
Дополнительные основания увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя
Среди дополнительных оснований для увольнения удаленного сотрудника можно указать:
- неоднократное непредставление отчетов о выполненной работе (АО Московского горсуда от 12.04.2017 № 33-4427/2017);
- систематичное необеспечение плана продаж (Решение Дзержинского райсуда г. Перми Пермского края от 17.03.2016 № 2-809/2016);
- нецелесообразность дальнейшего сотрудничества или производственная необходимость, определяемая работодателем (Определение Московского горсуда от 02.06.2015 № 4г/4-6071/14);
- признание работы сотрудника неэффективной (АО Московского горсуда от 24.05.2017 по делу № 33-19873/2017);
- невыход на связь в течение определенного времени;
- невыполнение или некачественное выполнение служебного задания;
- несоответствие выполняемой работы установленным требованиям;
- изменение стратегии развития организации.
Прописывать дополнительные условия увольнения дистанционщика нужно очень грамотно. Не допускается указывать те, что имеют дискриминирующий характер или нарушают трудовые права работника. Также в договоре желательно зафиксировать порядок увольнения, в частности, сроки уведомления работника о предстоящем увольнении.
Основание для внесения записи об увольнении в трудовую книжку
Если с дистанционным работником заключен договор ГПХ, то сведения о работе по этому договору в трудовую книжку не вносятся, т.к. трудовая книжка является документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и регулируется Трудовым кодексом, Гражданский кодекс не регулирует трудовые отношения между работником и работодателем.
Если же с дистанционным работником заключен бессрочный трудовой договор, то работнику необходимо написать заявление на увольнение, которое направляется работодателю любым способом (например, в форме электронного документа, удостоверенного усиленной квалифицированной подписью), при том условии, если заявление отправлено по факсу или электронная копия заявления отправлена по электронной почте, то оригинал заявления обязательно отправляется по почте. Работодатель должен направить уведомление работнику о том, что ему нужно явиться за трудовой книжкой в последний день работы. Если это не представляется возможным, то необходимо отправить работодателю по почте заявление с просьбой о том, чтобы работодатель выслал трудовую книжку и копию приказа по почте (если работник не может сам забрать их). В случае отказа работника написать такое заявление вся ответственность ложится на работодателя.
Если с работником заключен срочный трудовой договор, то работодателю необходимо информировать работника (в трехдневный срок) в письменной форме, информирующей о дате, причине увольнения. Уведомление дистанционному работнику отправляется по почте заказным письмом с описью и уведомлением. Квитанция и расписка будут являться подтверждением того, что уведомление работника осуществлено.
При увольнении дистанционного работника по инициативе работодателя (на основании 81 статьи ТК РФ) заявления на увольнение не требуется, но нужны доказательства, подтверждающие проступки работника (например, профессиональная непригодность, неисполнение требований работодателя будут отражены в предоставленных отчетах в электронной форме).
С приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись в любом из перечисленных случаев. Если документ (приказ) невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись. Упрощается ситуация, если дистанционный работник пользуется усиленной квалифицированной подписью. Так, работодатель в день увольнения должен в электронной форме направить приказ для ознакомления, работник, в свою очередь, ознакомившись и подписав документ, отправляет его обратно.