Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налогообложение выплат за разъездной характер работы в 2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять, у каких сотрудников в силу исполняемых ими должностных обязанностей разъездной характер работы. Так, если для сотрудника служебная поездка входит в ежедневные должностные обязанности, то его работа носит разъездной характер. Если это лишь эпизодические поездки, а основное время сотрудник работает в офисе, то в таком случае оформляются однодневные командировки.
Разъездной характер работы
Указания на характер работы должны содержаться в коллективном договоре, должностной инструкции и в трудовом договоре с работником, где должно быть также оговорено постоянное место работы, обязанности и все нюансы о размерах и порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Кроме того, в организации в обязательном порядке должны быть утверждены положения о разъездном характере работы, где необходимо перечислить должности, предусматривающие подобную работу, основания служебной поездки, все компенсационные выплаты, надбавки, состав и суммы возмещаемых расходов, а также порядок осуществления расчетов с сотрудниками (Письма ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П, Федеральной службы по труду и занятости от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).
Важно помнить, что существуют различия в порядке документального оформления и возмещения командировочных и «разъездных» расходов. Торговому представителю с разъездным характером работы командировочное удостоверение и приказ о командировке оформлять не следует, ему начисляется обычная зарплата, а не средний заработок, как при командировках.
Упрощенный документооборот
Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.
Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:
- Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
- Оплату аренды жилья.
- Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
- Услуги связи (мобильный телефон, факс).
Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение
Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.
Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.
По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.
Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.
Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?
В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
- Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.
Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
- Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
- Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.
По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.
В соответствии с трудовым законодательством имеется такой вид надбавки, который начисляется в том случае если гражданин осуществляет трудовую деятельность в иных условиях (в данном случае это разъезды) как:
- Сверхурочно – в том случае если гражданин работает сверх той нормы, которая ему наделена в месяц или же день;
- В особые климатические условия, если связать это с дальнобойщиком, то это может быть такой пример: работник проживает и работает в жарких условиях, вдруг его работа необходима там, где постоянно холодно;
- В выходные дни – в случае если определенный день выпадает на выходной, а необходимо работать в это время;
- Ночные смены.
Так как разъездной характер работы — это постоянные поездки, не считая дня или же ночи, то здесь безусловно положена компенсация. К сожалению, в законодательстве отсутствует точная или же примерная сумма денежных средств, которая может считаться компенсацией за разъезды, поэтому иногда сложно доказать, что гражданин действительно имеет право на компенсацию.
Компенсация за разъездной характер работы
В компаниях различных сфер деятельности есть штатные сотрудники, работа которых требует постоянных разъездов или выполняется в процессе передвижения.
Так как нет четкого определения понятия «разъездной» в Трудовом кодексе РФ, у предпринимателей возникает масса вопросов.
Чем отличается компенсация за разъездной характер работы от надбавки, и что нужно знать о нюансах налогообложения по этим возмещениям?
В Трудовом кодексе РФ определение работы, связанной с разъездами, встречается в нескольких статьях:
- Ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить все расходы сотрудников (проезд, аренда помещения для жилья, прочие затраты), чья деятельность связана с разъездами, работой в экстремальных (полевых) условиях и участием в экспедициях.
- Ст. 57 ТК РФ обязывает включать в трудовой договор условия, определяющие разъездную работу.
- Ст. 166 ТК РФ указывает, что поездки работников, относящиеся к прямым рабочим обязанностям, не являются командировками.
Размер и формы оплаты сотруднику компенсаций и доплат за все расходы во время выполнения обязанностей в разъездах устанавливаются нормативными актами и обязательно прописываются в трудовом договоре.
В зависимости от установленных условий в нормативных актах предприятия и вида работ, возмещение сотруднику может иметь следующие формы:
- Компенсационные выплаты.
- Доплата, включенная в общий объем заработной платы.
Эти виды возмещений имеют существенные отличия и должны четко разграничиваться. Доплата, включенная в объем зарплаты сотрудника, выплачивается регулярно и имеет фиксированный размер. Такая надбавка начисляется сотруднику за работу, связанную с опасными условиями, загрязненной средой, иными нюансами.
Компенсация назначается работнику за фактические затраты, которые он понес в пути. Они подтверждаются первичными документами, квитанциями, чеками. Если подтверждающие документы отсутствуют и реальный объем расходов определить невозможно, компенсационные выплаты получают статус официальной надбавки и присоединяются к зарплате.
Законодательно установлено, что налогообложение компенсаций имеет определенные нюансы. Как и ранее, в 2017 году возмещаемые расходы освобождаются от взносов в социальные фонды и НДФЛ, но включаются в расчет по налогу на прибыль (ст. 217 НК РФ).
В вопросах налогообложения ЕСН выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, существуют различные позиции. Особенный интерес представляют разъяснения, данные ФНС России и Минфином России.
Так, в своем письме от 21 августа 2006 г. N 03-05-02-04/130 Минфин России дал разъяснения по вопросу налогообложения компенсаций. В письме финансовое ведомство ссылается на пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ). В соответствии с данным пунктом НК РФ объектом обложения единым социальным налогом для налогоплательщиков-организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам
Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту. Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны. Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.
Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы. Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки. Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:
- возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
- компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
- возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.
Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат — суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:
- путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
- проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
- кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
- журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.
Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.
Пример того, как выплачивается компенсация за разъездную работу
Зарплата сотрудника составляет 30 000 рублей. Работодатель установил фиксированную надбавку за разъездной характер работ в размере 10% от зарплаты. Согласно производственному календарю, в феврале месяце 2016 г. 20 трудовых дней. Сотрудник 15 дней работал, 5 дней провел в больнице. Оклад будет рассчитан следующим образом:
- 30 000 рублей : 20 дн. х 15 дн. = 22 500 рублей — оклад сотрудника без вычета НДФЛ.
- 22 500 рублей х 0,13 = 2 925 рублей — НДФЛ с оклада.
- 22 500 — 2 925 = 19 575 рублей — оклад с удержанием НДФЛ.
- 30 000 х 0,1 = 3 000 рублей — надбавка за разъезды.
- 19 575 + 3 000 = 22 575 рублей — итоговая зарплата.
Налогообложение при разъездном характере работы
К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.
Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.
Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.
Ситуация: можно ли установить разъездной характер работ сотруднику бухгалтерии?
Ответ: да, можно. Если его работа предполагает периодические поездки в банк, налоговую инспекцию, фонды и т. д.
Никаких ограничений по должностям сотрудников, которым можно установить разъездной характер работ, статья 168.1 Трудового кодекса РФ не содержит. То, что сотруднику установлен разъездной характер работ, укажите в трудовом (коллективном) договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, приказе руководителя организации) (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Ситуация: должна ли организация зарегистрировать обособленное подразделение по местонахождению сотрудника, если он работает в другом городе? Работа носит разъездной характер.
Ответ на этот вопрос зависит от того, обеспечивает ли организация сотрудника стационарным рабочим местом. Разъездной характер работы сотрудника в данном случае не влияет на наличие или отсутствие обязанности по регистрации обособленного подразделения.
По общему правилу организация должна встать на налоговый учет по местонахождению каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ).
Подразделение считается обособленным, если оно обладает двумя признаками:
- территориальная удаленность от организации;
- наличие хотя бы одного оборудованного стационарного рабочего места.
При этом стационарным рабочим местом является рабочее место, созданное на срок более одного месяца. Об этом сказано в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ. Рабочее место считается оборудованным, если для сотрудника созданы все условия, необходимые для исполнения трудовых обязанностей. Кроме того, рабочее место должно находиться под прямым или косвенным контролем организации-работодателя (ст. 209 ТК РФ).
Таким образом, если с сотрудником заключен трудовой договор, но при этом организация не создает и не оборудует для него стационарное рабочее место, то оснований для постановки на налоговый учет по месту выполнения работ у организации не возникает. Если же организация обеспечивает сотрудника стационарным рабочим местом, то у нее образуется обособленное подразделение, которое следует зарегистрировать в налоговой инспекции.
Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 1 марта 2012 г. № 03-02-07/1-50, от 28 июля 2011 г. № 03-02-07/1-265.
Ситуация: можно ли выплатить компенсацию за разъездной характер работ авансом?
Ответ: да, можно.
Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения этих расходов организация устанавливает самостоятельно во внутренних документах (ст. 168.1 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе прописать в своих внутренних документах условие о том, что компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом.
При этом такую операцию следует рассматривать как выдачу денег под отчет.
В бухучете расчеты с сотрудниками, связанные с выдачей подотчетных сумм, отражайте с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция к плану счетов).
В момент выдачи наличных денег под отчет в бухучете сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебными поездками.
Если компенсация выплачивается авансом, расходы, связанные со служебными поездками, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
На дату утверждения авансового отчета сделайте проводку:
Дебет 26 (44, 08…) Кредит 71
– отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).
Пример отражения в бухучете выплаты компенсации за разъездной характер работы из кассы авансом
16 августа водителю-экспедитору ООО «Торговая фирма «Гермес»» Ю.И. Колесову поручено доставить товары покупателям в Санкт-Петербург. Работа Колесова носит разъездной ха��актер (это отражено в трудовом договоре с сотрудником). На оплату расходов, связанных со служебной поездкой, кассир выдал Колесову 5000 руб.
Выдачу денег под отчет бухгалтер «Гермеса» отразил проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы сотруднику деньги под отчет на оплату расходов, связанных со служебной поездкой.
Колесов провел в рейсе два дня и по возвращении из поездки представил в бухгалтерию авансовый отчет на 5000 руб. и приложил оправдательные документы (путевой лист, счет из гостиницы, отчет о выполненном задании и т. п.).
20 августа руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет Колесова.
Бухгалтер в учете сделал следующую проводку:
Дебет 44 Кредит 71
– 5000 руб. – отражена компенсация расходов за разъездной характер работы (на основании авансового отчета).
Выплачивать компенсацию за разъездной характер работы авансом можно не только наличными из кассы, но и с использованием корпоративной банковской карты (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). При этом вопрос о перечислении компенсации на зарплатную карту является неоднозначным.
Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.
Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:
- НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минтруда России от 23 января 2015 г. № 17-3/В-26. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14, постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2014 г. по делу № А65-12595/2013).
- Налоговое планирование
- Аудит налогов
- Организация налогового учета
- Учетная политика
- Возврат налогов
- Налоговая нагрузка
- Налоговые льготы
- Налоговая ответственность
- Налоговые споры
- Налоговые проверки
- Оффшоры
- Оптимизация налогов
- Налоговая отчетность
- Налог на прибыль
- НДС
- Страховые взносы
- Налог на имущество
- НДФЛ
- Транспортный налог
- Земельный налог
- УСН
- ЕНВД
- ЕСХН
- Регистры налогового учета
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Особенности документации
Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.
Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.
Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.