Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Жестких требований по составлению ГП не существует. Образцы составляют юристы с учетом своего личного опыта и возможного последующего использования этих документов в судебных спорах. Составить гарантийное письмо юрлицу можно на бланке с фирменным оформлением или на обычном листе. Листы с форматом А4.
Гарантийное письмо об оплате счета – образец
Больше доверия вызовет исходящий документ с регистрационным номером. Нужны печать, подписи руководителя и лица, ответственного за финансы (чаще всего это главбух). Если страниц несколько, нужна их нумерация и подписи на каждом листе. В ГП по оплате счета должны присутствовать банковские реквизиты. Предлагаем один из возможных вариантов.
Сначала пишем шапку: руководителю (название организации, ФИО), адрес: (город, улица, дом), телефон (номер с кодом), факс (номер с кодом), адрес эл. почты: (указать).
Затем объясняете ситуацию. Например: я, (свои ФИО), (паспорт серии (указать серию), № (указать номер паспорта), выдан (номер такой-то) отделением ФОМС по (указать город или область, дату выдачи)), прошу вас (перечислить виды услуг, товаров, работ без предоплаты или попросить об отсрочке выплаты по счету или договору с определенным номером). Оплату в размере (точная сумма числом и прописью) рублей гарантирую с расчетного счета № (номер счета) в ПАО (название банка) до (указать точное число или срок в банковских днях с момента выполнения действий получателем).
Затем указываем то, что обязательно должно быть в конце любого документа (число, месяц, год написания ГП, подпись, фамилия и инициалы)
По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.
Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.
Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:
- дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
- сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
- текстовую часть (ниже приведены образцы);
- подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
- печать организации.
Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:
- вид задолженности;
- договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
- размер долга к погашению;
- способ оплаты;
- срок оплаты товара/услуги.
Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.
Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:
- сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
- текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
- размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
- подпись составителя;
- дату составления документа.
Что представляет собой гарантийное письмо
Гарантийное письмо – это вид деловой переписки, с помощью которого контрагенты предоставляют гарантии оплаты своих обязательств за выполненные работы или предоставленные услуги. На основании этой бумаги могут вноситься изменения в основное соглашение касательно сроков погашения задолженности, получения отсрочки или реструктуризации долга.
Гарантийное письмо может быть составлено как при ведении дел с партнерами, так и для подтверждения готовности выполнить свои обязательства перед государством (для налоговой инспекции) или собственниками помещения, взятого в аренду. В каждом отдельном случае документ имеет определенные обязательные пункты. Образцы заполнения гарантийных писем достаточно легко найти в интернете, но мы для наглядности разберем некоторые образцы.
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Понятие гарантийного письма законодательно не закреплено. Но такое письмо имеет юридическую силу.
Во-первых, в случае просьбы об отсрочке оплаты гарантийное письмо является признанием факта задолженности.
Во-вторых, оно может выступать в роли оферты, если содержит существенные условия договора. Например, если клиент направил вам гарантийное письмо об оплате работ, а вы эти работы выполнили, вы таким образом акцептовали оферту. Если же, наоборот, клиент прислал гарантийное письмо об оплате в ответ на ваше предложение выполнить для него работы, то он таким образом акцептовал вашу оферту.
Форма гарантийного письма.
В нормативно-правовых документах невозможно найти унифицированную форму гарантийного письма.
Поскольку единый образец документа отсутствует, заинтересованное лицо на практике может использовать любой другой бланк, например, разработанный непосредственно в его организации.
В нем обычно содержатся все реквизиты предприятия, а именно, наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
Важно, лишь то, чтобы фирменный бланк компании был составлен согласно правилам оформления деловых документов.
Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, и адаптировать для собственной ситуации, должно быть обязательно заверено подписью руководителя компании и соответствующей печатью.
Фактически письмо должно выглядеть в виде краткого документа, касающегося конкретной сделки.
Что такое гарантийное письмо
Представьте ситуацию: стороны заключают договор, но продавец сомневается в платежеспособности покупателя. Например, он узнал о его долгах перед банком или о реструктуризации в компании. Он хочет обезопасить себя от неуплаты и убытков, поэтому предлагает контрагенту написать гарантийное письмо. Этот документ, в котором отправитель подтверждает свои финансовые обязательства перед партнером, конкретизирует сроки и объёмы выплат.
Гарантийные письма — это общее название для обширного комплекса документов. Они могут гарантировать исполнение обязательств по соглашению, возвращение долга, выполнение каких-либо договорённостей, но чаще всего именно денежные выплаты. Можно выделить 4 разновидности:
- о подтверждении оплаты или об оплате задолженности;
- о выполнении работ или оказании услуг;
- о предоставлении юридического адреса (собственник пишет арендатору);
- о приёме на работу.
В рамках этой статьи мы рассмотрим только образец гарантийного письма на оплату. Данный документ подтверждает, что партнёр обязуется выплатить все положенные деньги или вернуть долг (тогда уместно уточнить сроки). Что это дает получателю? Во-первых, гарантии получения или возвращения средств. Документ подтверждает, что деловой партнёр помнит о своих обязательствах и не уклоняется от их исполнения. Во-вторых, отправитель признаёт себя должником. Этот аргумент можно использовать в суде и упростить взыскание долга.
Впрочем, выгода есть и для отправителя. Подписывая подобный документ зачастую он получает дополнительное время на оплату по счетам. Также он помогает сохранить диалог, избежать эскалации конфликта и обращения в суд. Участник договора убережёт деловую репутацию и уладит проблему мирным путём.
Цель – обозначить свои намерения в определенной сфере:
- финансовая. При возникновении просрочки в оплате услуг руководитель может направить кредитору гарантийное письмо об оплате задолженности, об оплате товара или услуги, которым он подтверждает размер долга, основания его возникновения и гарантирует погашение. Последнее может и не наступить, а направленный документ будет использован в качестве доказательства в суде;
- арендная. Арендодатель выдает своему будущему арендатору документ, подтверждающий намерение предоставить помещение для осуществления коммерческой деятельности. Он требуется в случаях, когда арендатор не может заключить договор, к примеру, не зарегистрирован в качестве организации, а в налоговую инспекцию предоставить необходимо сведения о местонахождении для включения в ЕГРЮЛ. После получения свидетельства о регистрации в качестве юридического лица организация заключает полноценный договор аренды;
- страховая. Некоторым иностранным гражданам требуется подтверждение того, что работодатель предоставит им медицинские гарантии (ДМС);
- трудовая. Студенты получают гарантии того, что компания или ИП примет их на работу;
- обязательственная. Предполагается, что организация обеспечит выполнение принятых обязательств, к примеру, возврат оборудования, переданного для тестирования. Гарантийное письмо на поставку товара подтверждает намерение поставщика произвести отгрузку.
Сфер, в которых используется такой вариант деловой переписки, действительно много. Объединяет их подход к оформлению и тексту.
Когда компании требуется предоставление гарантий?
Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:
- Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.
В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги. - Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
- Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу.
СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС. - Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
- Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.
Образцы гарантийного письма
В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.
Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям
:
- об оплате товаров или услуг;
- по задолженности;
- на выполнение оговоренных робот;
- по оплате за помещение, взятое в аренду;
- для налоговой службы.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:
- лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
- укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
- установите предельный период для перечисления средств;
- сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
- подпишите у руководителя и главного бухгалтера.
При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Как написать гарантийное письмо на оплату
Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).
Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец скачать
Наиболее распространены факты написания в следующих случаях:
- Получение одним из участников договоренности определенного товара или оказание ему услуг в случаях, когда не осуществляется полная предоплата. Составление подобного документа позволяет обеим сторонам гораздо быстрее достичь взаимопонимания, поскольку это влияет на участника, получающего кредит в товарном виде, определяя степень его ответственности.
- Другим частым случаем являются ситуации, в которых одну из сторон необходимо принудить погасить уже имеющие долги перед другим юридическим или физическим лицом. Такая практика выгодна и самому должнику, поскольку составление и подписание подобного документа дает ему дополнительную возможность получить еще один кредит в товарной форме.
Конкретные разновидности гарантийных писем
В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
- Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
-
Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
- студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
- сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
- освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
Пример гарантийного письма о приеме на работу
ФАЙЛЫ
По месту требования ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
О приеме на работу
Исх. № 634/78 14.07.2016 г.
Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.
ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.
Генеральный директор ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров
Главный бухгалтер ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская
М.П.
Что представляет собой гарантийное письмо
Гарантийное письмо – это вид деловой переписки, с помощью которого контрагенты предоставляют гарантии оплаты своих обязательств за выполненные работы или предоставленные услуги. На основании этой бумаги могут вноситься изменения в основное соглашение касательно сроков погашения задолженности, получения отсрочки или реструктуризации долга.
Гарантийное письмо может быть составлено как при ведении дел с партнерами, так и для подтверждения готовности выполнить свои обязательства перед государством (для налоговой инспекции) или собственниками помещения, взятого в аренду. В каждом отдельном случае документ имеет определенные обязательные пункты. Образцы заполнения гарантийных писем достаточно легко найти в интернете, но мы для наглядности разберем некоторые образцы.