Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минтруд и Роструд о графике отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.
Основные элементы:
- Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
- Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
- Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
- Отделы и все структурные подразделения.
- Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
- Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
- Примечания.
- Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.
Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:
- Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
- Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
- Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
- Отсутствие изменений при их возникновении.
- Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
- В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
- Неправильное разделение дней отдыха на части.
- Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
- Работодатель не следит за исполнением документа.
- В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
- Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
- Перенос даты без отображения в графике.
Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.
Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.
Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.
Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:
- при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
- при повторном — на 10-20 тыс. рублей.
Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.
Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.
Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.
Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.
Когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год
Согласно Трудовому кодексу нашей страны, работодатели должны утвердить график отпусков не позже, чем за две недели до первого января. Таким образом, чаще всего этот график утверждается семнадцатого декабря. В случае, если последний день срока является нерабочим днем, то дедлайном должен считаться рабочий день, который предшествует данной дате. Представители профильного министерства считают, что такое правило помогает корректно утвердить график отпусков и заранее понимать, кому из сотрудников, и в какое время наиболее удобно его использовать. В свою очередь это помогает избежать затруднений в рабочих процессах в период отпуска любого сотрудника.
Для того, чтобы недопустить нарушения трудового законодательства по несвоевременному утверждению графика отпусков, работодатели должны оперативно заняться оформлением такого расписания. Более того, в Трудовом кодексе нет нормы, которая запрещала бы утвердить график в более ранний период. Фактическая дата составления документа указывается в графе даты составления. Если предприятие создано менее года, то график необходимо составить и дополнять по мере трудоустройства новых сотрудников.
Штрафы за нарушение порядка предоставления отпусков в 2023 году
В случае если сотруднику неправомерно отказали в отпуске, он имеет право подать жалобу на руководство. Заявление с претензиями он может подать в трудовую инспекцию по месту работы. Человек может подать документы в прокуратуру или суд, профсоюз или комиссию по трудовым спорам. Время рассмотрения заявления может быть различным в зависимости от инстанции. Чаще всего жалоба рассматривается в течение 30 дней.
Размер штрафа в случае нарушения зависит от того, какой юридический статус имеет организация. За первое нарушение, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, организации положен штраф до 50 тысяч рублей. Должностные лица и предприниматели могут быть оштрафованы до 5 тысяч рублей.
В случае повторного нарушения компания может получить штраф в размере 50 — 70 тысяч рублей, должностные лица — 10 — 20 тысяч рублей (либо дисквалификация до 3 лет). Предприниматели могут быть оштрафованы на 10 — 20 тысяч рублей. Помимо этого, сотрудник имеет право получить денежную компенсацию по решению суда или по соглашению сторон.
Этап 5. Подпишите и утвердите график
Дальнейший план действий зависит от того, есть или нет в компании профсоюз. Если есть, то в соответствии со статьей 372 ТК, сначала график нужно отправить туда. Профсоюз обязан рассмотреть проект в течение 5 рабочих дней с момента получения и прислать мотивированное мнение. В графике могут быть правки, с которыми кадровик либо соглашается, либо назначает дополнительные консультации по этому вопросу.
Далее график необходимо утвердить у руководителя организации. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график по форме № Т-7, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя.
Окончательный вариант графика принимается за две недели до начала нового года. В этот раз все должно быть подготовлено до 17 декабря. Если такая дата выпадает на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет статья 123 ТК.
Процедура составления графика отпусков на 2021 году будет выглядеть примерно так:
- Опросить работников о желаемых датах отдыха. Прежде всего следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля.
- Составить предварительные графики по подразделениям компании с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Этот вопрос может быть поручен руководителям подразделений, которые лучше всего владеют данной информацией.
- Обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика.
- Передать на утверждение руководителю и ознакомление персоналу.
Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для его оформления использовался унифицированный бланк Т-7. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:
- о работодателе;
- о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;
- о наименованиях отделов, структурных подразделений;
- о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.
- об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).
На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом ознакамливается персонал, подтверждая этот факт распиской. Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.
Утверждение графика отпусков
В законе нет нормы о порядке утверждения ГО. Возможны 2 варианта:
- проставление на оформленном ГО визы руководителя о его утверждении;
- проставление визы на ГО и дополнительно издание приказа о его утверждении.
Унифицированной формы такого приказа, разумеется, нет. Он может быть составлен в произвольной форме с указанием всех значимых атрибутов, в числе которых:
- наименование организации-работодателя;
- номер и дата документа;
- наименование (в данном случае «Приказ об утверждении ГО»);
- суть распоряжения со ссылкой на соответствующие нормы закона (в данном случае ст. 122, 123 ТК РФ и т. д.);
- список лиц, ответственных за исполнение приказа, а также лиц, на которых возложен контроль за исполнением поручения;
- подпись руководителя предприятия;
- подписи лиц, упомянутых в распорядительном документе, об ознакомлении с ним.
График отпусков на 2023 год: образец
Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
График должен содержать:
- наименование предприятия (ФИО ИП);
- подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
- название документа, его номер и дату составления;
- наименование структурных подразделений предприятия;
- наименование должностей работников;
- Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
- сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
- графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.
Изготавливать график отпусков допускается по самостоятельно разработанной руководителем компании форме или по унифицированному образцу (форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Представленные в разделе Бланки в начале статьи бланк и образец содержат графы для отражения надлежащей информации.
Обязательными реквизитами графика отпусков являются дата составления документа и подпись работодателя об утверждении. Исходя из этого, необходимость дополнительного закрепления исследуемого нормативного акта отсутствует. Однако в ряде организаций действующие системы документооборота четко регламентируют данную процедуру, предусматривая обязательное издание отдельного приказа. Как правило, целесообразность такого распорядительного документа оправдывается в случае отражения в нем каких-либо сведений, касающихся исполнения графика, например закрепление ответственных лиц, на которых возлагается контроль за его соблюдением.
Как правильно составить график отпусков: помощь кадровику — Институт Профессионального Кадровика
6 Ноября
7929
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:
- План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
- График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
- Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
- План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.
Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.
План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.
Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2020 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2019-го. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.
| Важно! Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением. |