Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Также при формировании комиссионного состава нужно учитывать заинтересованность отдельных служащих. Матответственные сотрудники заинтересованы в том, чтобы в результате не было выявлено серьезных нарушений или недостач. Поэтому их нельзя включать в список, но они обязательно должны присутствовать в ходе процесса и наблюдать за тем, чтобы штат ответственно относился к своим обязанностям, не пропуская важных мелочей и деталей. Это регламентируется п. 2.3, 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49. Если такие работники будут входить в комиссию, ее результаты могут быть оспорены в судебном порядке.
Обязанности материально-ответственного лица при инвентаризации
При смене ответственных лиц и сдающий имущество, и принимающий его работник обязаны присутствовать при инвентаризации. При этом они должны:
- до начала инвентаризации – дать расписку о том, что все операции с имуществом на момент инвентаризации завершены, приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ТМЦ оприходованы, а выбывшие списаны;
- сделать фактический пересчет, взвешивание ТМЦ в месте инвентаризации вместе с членами комиссии;
- дать расписку по окончании заполнения описи, что пересчет проведен в их присутствии и претензий они не имеют. При этом, в случае смены материально ответственных лиц выбывающее лицо расписывается в том, что оно сдало, а принятый на его место сотрудник расписывается в том, что принимает пересчитанное имущество.
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Кто входит в инвентаризационную комиссию
Согласно законодательству включать в число проверяющих можно абсолютно любых работников, кроме тех, что непосредственно несут материальную ответственность за ценности. Если в числе будут МОЛ, то процедуру можно признать недействительной из-за наличия нарушений. В случае разбирательств судебная практика аннулирует мероприятие и придется проводить его повторно, устранив все недочеты.
Инициирующая сторона, собственно, сам директор предприятия не должен входить в состав. Если, кроме него, никого не значится в штате, привлекаются сторонние аудиторы, предоставляющие услуги аутсорсинга.
На должность председателя обычно назначаются бухгалтера, экономисты, работники администрации. А среди других членов — любые сотрудники.
Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по расчетам с подотчетниками
Это еще один участок, который следует проверять, чтобы максимально оптимизировать экономическую деятельность предприятия. Необходимость обусловлена контролем целевого использования средств компании. В ходе процедуры выявляются подотчетные средства, выделенные для работы, а также наличие или отсутствие отчетов за их использование в указанные сроки.
Объектом проверки в этом случае будут:
- наличие или отсутствие кассовых чеков, если средства выдавались на приобретение материальных ценностей;
- командировочные листы, приказы и удостоверения, авансовый отчет;
- сверка данных с имеющейся бухгалтерской отчетностью.
Оформляется аналогично созданию рабочих комиссий по участкам учета. Однако в соответствующей графе будут указываться не объекты, а лица, которых необходимо проконтролировать на целевое использование авансовых средств. Проверяющие могут назначаться для проверки группы таких работников или для каждого в отдельности на усмотрение руководства. Соответственно меняется нормативная база, на основании которой будет проводиться инвентаризация.
В остальном оформление бумаг остается аналогичным.
Расписка материально ответственного лица
Рассматриваемый процесс проходит через три стадии:
- подготовка;
- сбор данных, сверка и расчёты;
- подведение результатов и запись в регистрах бухучёта.
Однако важно отобразить этапы более подробно. На первоначальном этапе создаётся комиссия, которая действует на постоянной основе (в отдельном случае её обязанности может выполнять ревизионная комиссия).
В её состав обычно входят лица, занимающие должности в:
- администрации субъекта;
- бухгалтерии;
- департаменте внутреннего аудита;
- сторонних аудиторских организациях;
- других отделах.
Переучет позволяет решить ряд важных задач:
- Определить фактическое количество ценностей организации путем выявления неучтенных позиций, недостачи, пересорта и т. д. Кроме того, в ходе переучета параллельно проводится проверка состояния товара.
- Сопоставить реальные количества с данными учетных баз. Все несоответствия фиксируются документально, после чего привлекаются материально ответственные лица.
- Выровнять данные в учетных документах для последующего корректного учета.
- Контроль качества и полноценности системного учета. Речь идет о проверке документов, отражающих состояние товарно-материальных и прочих ценностей предприятия.
- Мониторинг соблюдения дисциплины по использованию и хранению ОС.
Рекомендации Профсостав – как провести переучет быстро и точно
Сроки проведения зависят от:
- Площади объекта;
- Обширности ассортимента;
- Количества складских запасов.
Если эти моменты не принято во внимание, процедура может затянуться.
Чтобы избежать всевозможных проблем и ошибок, возьмите на заметку несколько простых рекомендаций:
- Подготовьте команду к монотонной и рутинной работе, которая требует внимания.
- Проведите инструктаж. Заранее и детально объясните правила использования техники для считывания штрихкодов и т. д.;
- Напечатать описи.
- Не предпринимать попыток скрыть признаки хищения.
- Провести двойной пересчет, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Лучше всего, если одну и ту же партию пересчитает несколько человек.
- Внести результаты в документы, поместить в архив.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба
Если факт того, что организация понесла урон, уже установлен и не подлежит сомнению, так же однозначно должна быть выяснена противоправность действий предполагаемого виновника и что именно с этим и ни с чем другим и связан означенный ущерб.
А также — что нет ни одного обстоятельства, которое могло бы исключать ответственность. Только в этом случае можно ставить вопрос об истребовании компенсации.
В полной мере можно спрашивать с тех, кто подписывал установленной формы соглашение о материальной ответственности, устраиваясь на работу. Более того, должность, которую человек занимает, должна быть отражена в перечне постановления Минтруда №85.
К таковым относятся кассиры, банковские работники и все те лица, через чьи руки так или иначе проходят материальные ценности и деньги. Сюда же включены руководители отделов, заведующие складами, директора, их заместители, также заведующие библиотек и главы фармацевтических организаций (а также лабораторий).
Перечень этот — исчерпывающий и никакая импровизация, в том числе даже если что-то кажется работодателю очевидным, недопустима.
Во всех остальных случаях речь может вестись только о материальных обязательствах ограниченного характера. Их размер эквивалентен среднемесячному доходу виновного.
Судебным порядком ущерб взыскивается:
- при полной материальной ответственности;
- сотрудник не согласен с предъявленными к нему требованиями;
- согласен, но подписал соответствующий документ и уволился;
- работодатель пропустил сроки для истребования компенсации за ущерб;
- работодатель не успел произвести сверку в двухнедельный срок перед увольнением сотрудника.
Исковое заявление подается в количестве экземпляров по числу задействованных лиц в районный суд по месту пребывания отвечающей стороны. Бумага составляется в произвольной форме, но обязательно содержит:
- название судебного участка, куда жалуетесь;
- данные ответчика, какую должность занимал;
- причина подачи заявления;
- ссылки на действующее законодательство РФ;
- досудебные меры урегулирования (номера документов, акты);
- требование;
- список прилагаемых документов;
- дата, подпись.
В качестве доказательств используются:
- акты проверок, инвентаризации;
- досудебная служебная переписка (в том числе электронная);
- трудовой договор;
- прочие локальные бумаги, указывающие на ответственность;
- показания свидетелей;
- бухгалтерские проводки;
- результаты частного детективного расследования
Напомним, что инвентаризация материальных ценностей на предприятии – это сверка на местах хранения. Личная, которая проводится сотрудниками, не удаленная, не документарная, не электронная. А значит, придется сформировать список людей, которые этим и займутся.
Отдельно хотелось бы сказать, что всегда есть:
- Председатель. Лицо, ответственное за принятие ключевых решений, подведения итогов, передачу отчетов. При этом и все обязательства по качеству проведенных процедур кладутся на плечи именно этого человека.
- Участники администрации. И должность в этом случае уже не имеет принципиального значения. Это могут быть администраторы локального или общего уровня, приписанные к конкретному филиалу или из центрального аппарата.
- Представители бухгалтерии. Опять же, необязательно главный бухгалтер собственной персоной. Подойдет даже стажер, который пока еще не принят на работу по трудовому договору, а лишь проходит обучение.
Учитывая, как проводится инвентаризация ТМЦ, документы как раз обычно оформляются бухгалтерами. Они просто более компетентны в этом вопросе. Да и председатель зачастую назначается из этого отдела.
Поводы для назначения инвентаризации
В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:
- при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
- если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
- когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
- в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
- при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
- после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
- при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).
К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.
Что именно проверяется
В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:
- сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
- выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).
Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.
- Основные средства фирмы.
- Товары.
- Нематериальное имущество.
- Денежные инвестиции.
- Незаконченное производство.
- Планируемые траты.
- Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
- Расчеты.
- Резервы.
- Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Проводка
Операция
Д 94 — К 10 (41, 43)
Списана стоимость утраченного имущества
Д 20 (25, 26, 44) — К 94
Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Проводка
Операция
Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)
Списана стоимость утраченного имущества
Стоимость недостач отнесена на виновных лиц
Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)
Стоимость недостач взыскана с виновного лица
Сверхнормативная недостача списана в расходы
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Какими законодательными актами регламентируется
Любые отношения, в их числе и трудовые, однажды обязательно закончатся. Порядок увольнения любого сотрудника, кем бы он ни был, какие бы обязательства на нем ни лежали, должен строго соответствовать требованиям действующих законодательных норм. В Трудовом кодексе (ст. 84.1) описаны общие правила освобождения от должностей.
В том числе — и лиц с материальной ответственностью. До того, как официально выставить за дверь такого сотрудника, производится проверка с обязательным подписанием акта (Федеральный закон № 402-ФЗ в ред. 2015 г. «О бухгалтерском учете»), а уходя он передает ценности в ведение другого работника организации.
После этого производится расчет, бывшему служащему выдаются на руки его документы, трудовая книжка (ст. 140 ТК). Причем, правила передачи корпоративных ценностей наниматель может менять по своему усмотрению (ст. 8) ТК.
Каковы последствия обнаружения недостачи
Если факт недостачи будет установлен, материально ответственные лица несут ответственность за ее возникновение (ст. 243 ТК РФ). Это значит, такие лица обязаны в полном или частичном объеме возместить понесенный предприятием ущерб. Размер ущерба рассчитывается, исходя из ПП РФ №52 (от 16.11.2006).
При определении суммы учитываются следующие факторы:
- полное отсутствие имущественного объекта;
- ухудшение состояния вверенного имущества;
- траты, которые предприятие понесет при восстановлении и приобретении нового имущества;
- финансовые расходы, которые предприятие понесет при возмещении ущерба третьим лицам, если к нему привела недостача.
Если по подсчетам общая сумма ущерба оказывается меньше по размерам, чем средний заработок сотрудника, процедура возмещения регулируется Приказом руководителя предприятия, который формируется в течение месяца после проведения служебной проверки.
Если сотрудник уже уволился, ситуация несколько осложняется. Здесь имеется два пути:
- Бывший работник признает свою вину и на добровольных началах компенсирует ущерб.
- Работодатель обращается с исковым заявлением в суд с просьбой о взыскании суммы ущерба.
Если бывший сотрудник согласен компенсировать ущерб добровольно, оформляется соответствующий Приказ. Руководитель предприятия может пойти навстречу и составить график погашения ущерба с рассрочкой. В такой ситуации бывший сотрудник пишет обязательство по возврату долга, в котором указывается сумма ущерба и окончательный срок его возврата.
Основания обращения с иском о возмещении материального ущерба сотрудником:
- Трудовые отношения между работником и работодателем официально прекращены;
- Бывший сотрудник не признает вины за материальный ущерб или отказывается его возмещать.
Инвентаризация — это проверка фактического наличия каких-либо ценностей, зафиксированных на балансе компании. Данная проверка проводится с целью приведения балансового числа чего-либо к равным значениям с фактическим. Также в результате нее определяется количество остатков или излишков, если таковые есть.
Важно! Инвентаризация может быть нескольких видов, от этого будет зависеть длительность ее проведения и то, что именно считают. Инвентаризация делится на полную, частичную и выборочную. Как уже понятно из названий, полная предполагает полный пересчет всех ТМЦ, частичная проверяет только какой-либо один вид, тогда как выборочная проводится в рамках одного признака, согласно которому считаются остатки.
Сама подобная проверка может быть как плановой (ее частота определена законодательством и от них невозможно отказаться), так и внеплановой. Внеплановые инвентаризации проводятся только при необходимости и определяются приказами руководства. В большинстве случаев они связаны с какими-либо крупными изменениями в процессе работы: крупным слиянием или поглощением, смене руководства или подозрении в хищении. Также такой обсчет применяется и при появлении стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций.
Сроки проведения инвентаризации не определены четко. Они устанавливаются согласно нескольким особенностям в каждой конкретной фирме:
- Особенность учетной политики конкретного предприятия. В случае необходимости, обсчет всего может проводиться даже раз в неделю или три дня. Однако чаще всего устанавливается срок в один год, после чего дополнительные могут назначаться при появлении в них необходимости.
- Желание руководства. Как правило, это желание возникает под давлением каких-либо внешних факторов. В этом случае пересчет всех ценностей становится внеплановым. Сюда же можно внести и чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение или землетрясение. При появлении подозрений на хищение или порчу — инвентаризация проводится в наиболее сжатые сроки.
- Смена материально-ответственных лиц. Она происходит при выходе на пенсию, переводе или увольнении. Никто не будет ждать, пока придет время плановой инвентаризации, а потому проводят внеплановую. После этого сотрудник успешно переводится или уходит, а новые люди вступают на их место. Заключение нового договора следует обязательно сопровождать инвентаризацией, так как от этого напрямую будет зависеть будущее сотрудника.
Существуют также ситуации, когда таких лиц и вовсе нет. Такая ситуация обычно возникает по случайности (смерть сотрудника или его увольнение во время отпуска). В таких ситуациях все проводится как обычно, но работодателю следует учесть, что результаты можно оспорить в суде. Поэтому замену для заключения договора нужно искать заранее, а само перезаключение соответствующе оформить в локальных нормативных актах.