Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на один день: как оформить и учесть?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?
Выплачиваются ли суточные в командировке на один день?
Однодневная командировка может иметь некоторые отличия. Как уже говорилось выше, суточные являются спорным вопросом. Вместо них компания может выплатить аналог данных расходов. При этом сумма остается стабильной, но сам платеж имеет другое название, как и бухгалтерская проводка.
Проблема возникла по причине того, что сотрудник возвращается домой к окончанию дня, поэтому данный тип выплат нельзя квалифицировать как суточные. Но компания все равно должна компенсировать расходы сотрудников. Поэтому для того, чтобы сделать все в рамках закона, выдается определенная сумма денег для компенсации расходов, необходимых для выполнения служебных заданий вне рабочего места.
В том случае, если день командировки выпадает на выходной или праздничный день, оплата осуществляется в двойном размере, либо же сотрудник может выбрать для себя другой свободный день. Кроме того, работа в вечернее время, а также часы, которые не являются рабочими, считается сверхурочной и также оплачивается по двойному тарифу.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Расходы при однодневной командировке.
При однодневных командировках сотрудникам возмещаются документально подтвержденные расходы на проезд, а также другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения или ведома работодателя. Это следует из норм ст. 168 ТК РФ, Положения № 749 и Порядка № 813.
Обращаем ваше внимание, что суточные при однодневных командировках:
-
по РФ – не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения № 749, абз. 1 п. 17 Порядка № 813). При этом работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных, если это предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления;
-
за пределами РФ – выплачиваются в размере 50 % от норм расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определенных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 20 Положения № 749, п. 30 Порядка № 813). Для федералов соответствующие размеры суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
Учет командировочных расходов.
Согласно Указаниям № 65н[4] возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:
-
работников учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;
-
персонала госорганов по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».
В бухгалтерском (бюджетном) учете плата командировки на один день отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
В случае если проездные билеты и наем жилых помещений (при надобности в однодневной командировке) оплачиваются по договорам (контрактам) самим учреждением, то применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н[5], № 174н[6], № 183н[7] отражаются следующие корреспонденции счетов:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Выданы (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… |
|||||
|
…из кассы учреждения |
|||||
|
1 208 12 560 |
1 201 34 610 |
0 208 12 560 |
0 201 34 610 |
0 208 12 000 |
0 201 34 000 |
|
…на зарплатную карту работника |
|||||
|
1 208 12 560 |
1 304 05 212 |
0 208 12 560 |
0 201 11 610 |
0 208 12 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
|
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения |
|||||
|
1 210 03 560 |
1 304 05 212 |
0 210 03 560 |
0 201 11 610 |
0 210 03 000 |
0 201 11 000 |
|
1 208 12 560 |
1 210 03 660 |
0 208 12 560 |
0 210 03 660 |
0 208 12 000 |
0 210 03 000 |
|
Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов |
|||||
|
1 109 xx 212 1 401 20 212 |
1 208 12 660 |
0 109 xx 212 0 401 20 212 |
0 208 12 660 |
0 109 xx 212 0 401 20 212 |
0 208 12 000 |
|
Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… |
|||||
|
…в кассу учреждения |
|||||
|
1 201 34 510 |
1 208 12 660 |
0 201 34 510 |
0 208 12 660 |
0 201 34 000 |
0 208 12 000 |
|
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения |
|||||
|
1 201 23 510 |
1 208 12 660 |
0 201 23 510 |
0 208 12 660 |
0 201 23 000 |
0 208 12 000 |
|
1 304 05 212 |
1 201 23 610 |
0 201 11 510 |
0 201 23 610 |
0 201 11 000 |
0 201 23 000 |
Выезд в командировку в выходной день — оплата
Исходя из положений ст. 106 и 107 ТК РФ выходные и праздничные дни относятся к периоду отдыха трудового коллектива и не предполагают исполнения сотрудниками своих функций. При этом командировочная поездка представляет собой выезд специалиста для выполнения служебного поручения в другую организацию, причем время и место исполнения поручения регламентируется работодателем.
В постановлении № 749 устанавливается, что датой выезда в поездку (начала командировки) считается день отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) от места постоянной работы специалиста, а датой приезда (окончания командировки) — день прибытия транспортного средства в местность, где находится постоянная работа командированного (п. 4). Таким образом, определяется командировочный период.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Оформление и оплата однодневной командировки
Пример 1. Бухгалтер-ревизор отправляется для проведения инвентаризации в населенный пункт, находящийся в 100 километрах от города, где расположен головной офис. Инвентаризация занимает 3 дня. Но при этом транспортное сообщение между населенными пунктами таково, что работник имеет возможность уехать домой сразу же по окончании рабочего дня. Таким образом, три дня командировок будут считаться однодневными.
- В случае, если должностное лицо ежедневно возвращается из командировки домой, то суточные выплаты ему не положены.
- Если работник возвращается домой ежедневно, но при этом выполняет служебное задание на территории другого государства, ему нужно выплатить половину нормы суточных, установленных для данной страны.
Командировка во время отпуска, особенности 2020 года
Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.
В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.
Размер суточных при командировках в РБ
| Тип | Сумма/сутки |
|---|---|
| Один день командировки | 9 руб. |
| Расходы на проезд при отсутствии проездных документов | 0,1 базовой величины в каждую сторону |
| в г. Минске и областных центрах | 50 руб./сутки |
| в районных центрах | 25 руб./сутки |
| в остальных населенных пунктах | 20 руб./сутки |
Как оплачивается командировка?
Один из важных вопросов для тех, кто отправляется в служебную поездку, — оплачивается ли командировка? Ответ — да. Работодатель несет ряд расходов, связанных с рабочей поездкой. Как оплачивается командировка? Рассмотрим ниже.
- Средний заработок. Если сотрудник отправляется в командировку, то он имеет гарантии сохранения среднего заработка, для определения которого пользуются формулой — зарплата, начисленная за отработанные дни, делится на количество отработанных дней.
- Налоги. Все доходы физлиц облагаются налогами, и поэтому НДФЛ облагается и средний заработок сотрудника, отправляющегося в командировку.
- Страховка. Средний заработок облагается страховым взносом, так как он является выплатой или вознаграждением, начисляемым плательщику страховых взносов в пользу физлиц по трудовым договорам.
- Взносы на травматизм. Средний заработок облагается взносами на травматизм.
- Налог на прибыль. Сумма среднего заработка учитывается в расходах на оплату труда.
- Суточные. Сумма денег, которая покрывает личные расходы сотрудника в командировке при поездке, с которой он может вернуться к месту работы и постоянного места жительства, не выплачивается, в случае, если служебная поездка составляет менее 24 часов. Исключением является поездка за границу, в которую отправляется и возвращается в один и тот же день командируемый. Как оплачивается командировка за границу, если она не превышает 24 часа? Ответ — 50% от определенной в коллективном договоре и локальном нормативном акте.
Если у вас возник вопрос о том, распространяются ли данные положения, если командировка на один день? Как оплачивается в таком случае? Ответ — правила оплаты те же.
Оплачивается ли проезд и иные расходы?
Мы рассмотрели, как оплачивается служебная командировка и связанные с ней расходы, прописанные в нормативных документах и облагаемые налогами и страховыми взносами. Но есть ряд расходов, которые работодатель также обязан выплатить сотруднику, но налогами и взносами они не облагаются. Это оплата проезда, жилья и других согласованных или несогласованных с руководством расходов. Все подобные траты должны быть подтверждены документально.
Как оплачивается проезд в командировку? Если есть документы, подтверждающие расходы на поездку, то траты компенсируются исходя из суммы, указанной в чеке или билете.
Если документов нет, а факт поездки есть, то исходя из минимального тарифного плана эконом-класса в самолетах, поездах и цене билета в две стороны в автобусе.
Остальные расходы учитываются в сопроводительных документах, по которым сотрудник едет в командировку.
Однодневная командировка: платить или нет
Может возникнуть ситуация, когда сотрудник будет направлен в командировку на один день. Оплачивать ли ему в этом случае суточные? Скажем честно, мнения разных представителей контролирующих органов разняться. Например, представители налоговой службы считают, что выплачивать такие суточные не нужно, а вот представители Министерства думают совсем по-другому. Нигде не запрещено начислять работнику суточные выплаты даже при условии однодневной командировки. И это вполне логично.
По действующему законодательству нет ограничений относительно того, сколько может проходить командировка. Следовательно, командировка может быть однодневной. Компенсация проезда и проживания при таком выполнении задания будет осуществлена без проблем, а вот выплата суточных может привести к проблемам. Поэтому принято решение, что суточные необходимо заменить другими выплатами.
Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:
- затраты на проезд до назначенного места и домой;
- проживание;
- прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.
Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:
- Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
- Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
- Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
- Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.