Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтруда СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).
Когда работодатель не вправе произвести удержание
В ней как раз корректируется доход в месяце получения (в нашем примере — в июне), а не в месяце перерасчета (в нашем примере — в октябре).
Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.
Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.
В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.
Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.
Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.
Альтернатива удержанию при увольнении за предоставленный авансом отпуск
Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.
Требовать от сотрудника компенсацию руководство не может. Препятствовать увольнению, чтобы вынудить того заплатить за неотработанный период отпуска, тоже. Тут придется действовать другими методами:
- Попросить работника добровольно возместить аванс. Бухгалтерия считает, сколько дней работник использовал без отработки. Сотрудник вносит деньги. При этом придется пересчитать НДФЛ: если сотрудник возвращает деньги за несколько дней, он получает меньшую материальную выгоду. А значит, к уплате положена другая сумма.
- Обратиться в суд за возмещением неотработанных дней отпуска. Этот путь сложнее, потому что суды не всегда принимают сторону работодателя. А судебные издержки часто обходятся бизнесу дороже, чем неотработанные дни отпуска.
- Простить увольняющемуся использованные дни отдыха. Пересчитывать НДФЛ работника не придется — его уже уплатили с отпускных, выгоду от которых он полностью сохранил. А вот руководству придется пересчитать налог на прибыль, убрав из расходов оплату неотработанных дней отпуска.
Удержание за неотработанные дни отпуска
Если работник на момент увольнения отгулял больше дней, чем заработал, компания вправе удержать излишние отпускные из сумм, причитающихся работнику при увольнении (ст. 137 ТК РФ). При этом размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемых сумм (ст. 138 ТК РФ). Согласно разъяснениям Минздравсоцразвития России, данным в письме от 16.11.2011 № 22-2-4852, удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ.
Обратите внимание: если задолженность работника по неотработанным отпускным составит более 20% выплачиваемой ему суммы, компания не может обязать работника возвратить сумму превышения.
Дело в том, что, исходя из положений ст. 114 и 139 ТК РФ, отпускные представляют собой среднюю зарплату работника. А статьей ст. 137 ТК РФ установлен запрет на взыскание излишне выплаченной работнику зарплаты, за исключением, в частности, счетной ошибки. Таковой считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Но поскольку отпускные (в том числе и за неотработанные дни отпуска) компания рассчитала правильно, ни о какой счетной ошибке речи идти не может.
Таким образом, компания не может принудить работника возвратить излишне выплаченные ему суммы. Суды это подтверждают. Так, Верховный суд РФ в Определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3 указал, что нормы трудового и гражданского права не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Аналогичный вывод содержится в определениях Верховного суда РФ от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.
При увольнении работника возможны следующие варианты:
-
суммы выплат хватает для проведения удержания за неотработанные дни отпуска;
-
размер выплат не позволяет произвести удержание полностью, но работник добровольно возвращает долг;
-
размер выплат не позволяет произвести удержание, и работник отказывается возвращать долг.
Начисление компенсации
Начисление компенсации можно отразить также двумя способами:
- За счет затрат на оплату труда: Дебет 20 (26, 23, 44,…) Кредит 70
- За счет резерва по отпускам: Дебет 96 Кредит 70
С компенсации удерживается подоходный налог: Дебет 70 Кредит 68 НДФЛ.
При увольнении сотруднику необходимо начислить компенсацию за 7 месяцев. Ежемесячный оклад начислялся в размере 33 000 руб. Иных начислений не было, сотрудник отработал период полностью.
Пример расчета:
Расчет компенсации:
- Среднедневной заработок = 33 000 / 29,3 = 1126,28
- Компенсация = 1126,28 х (2,33 х 7) = 18 369,62
Проводки по этому расчету:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 20 | 70 | Начислена компенсация | 18 369,62 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 68 НДФЛ | Удержан НДФЛ с суммы компенсации | 2388 ,05 | Ведомость по начислению заработной платы |
| 70 | 50 | Выплачена компенсация | 15 981,57 | Расходный кассовый ордер |
Суммы начисленных отпускных связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Поэтому на основании пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н, они относятся к расходам по обычным видам деятельности. Затраты на оплату отпусков включаются в фонд заработной платы. Учет отпускных может производиться одним из двух приведенных ниже способов, что должно быть закреплено в учетной политике.
«Отпускные» права и обязанности
При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.
Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».
Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).
Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.
Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.
Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.
Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.
Удержание за использованный отпуск при увольнении
Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.
ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.
Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.
Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.
Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:
- попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
- обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
- простить остаток задолженности.
Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.
Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.
Об отпуске и удержаниях
По правилам ТК РФ право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению до истечения указанного срока. Например, женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Рабочий год составляет 12 месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю (Письма Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519, Роструда от 14.06.2012 N
Кстати, Минтруд давал разъяснения, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. При этом окончание отпуска может приходиться на следующий рабочий год (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519).
В судебной практике поддерживается тот же подход (Определения Нижегородского областного суда от 17.08.2010 по делу N 33-7171, Санкт-Петербургского городского суда N 33-16777/2012, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017 по делу N 2-17215/2016). Это означает, что если работник устроился к вам 01.12.2018 и по состоянию на 30.11.2019 (рабочий год с 01.12.2018 по 30.11.2019) отгулял все 28 календарных дней (по общему правилу), очередной отпуск ему может быть предоставлен не ранее 1 декабря 2019 года.
Когда действует запрет на удержание отпускных
Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:
- отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
- сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
- восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
- призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
- признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
- наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
- смерти ИП-работодателя.
Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из заработной платы работника. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 ТК, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.
Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтруда СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).
Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:
- За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
- Пропорционально фактически отработанному времени.
То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.
Налог на прибыль: метод начисления
Если организация применяет метод начисления, сумму компенсации включите в состав прямых или косвенных расходов.
Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Внимание: при утверждении перечня прямых расходов в учетной политике помните, что деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно (письма Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60, ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2952). В противном случае налоговые инспекторы могут пересчитать налог на прибыль.
Так, компенсацию, начисленную сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, учтите в составе прямых расходов. Компенсацию за неиспользованный отпуск, начисленную администрации организации, отнесите к косвенным расходам.
Компенсацию, которая относится к прямым расходам, учитывайте при расчете налога на прибыль по мере реализации продукции, в стоимости которой она учтена (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Компенсацию, которая относится к косвенным расходам, учтите при расчете налога на прибыль в последний день месяца, в котором она была начислена (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если организация оказывает услуги, то прямые расходы можно учесть, как и косвенные, в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).
В торговых организациях компенсации за неиспользованный отпуск признаются косвенными расходами (абз. 3 ст. 320 НК РФ). Поэтому учитывайте их при расчете налога на прибыль в месяце, в котором они были начислены.
Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (метод начисления, резерв на оплату отпусков в налоговом учете не создает)
ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.
Менеджер организации А.С. Кондратьев увольняется 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. × 13% = 1083 руб.
В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:
Дебет 96 Кредит 70
– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1083 руб. – удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
– 7247 руб. (8330 руб. – 1083 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.).
Ранее, при создании резерва на оплату отпусков, в бухучете возникла вычитаемая временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив. Это произошло из-за того, что при формировании резерва в бухучете были отражены соответствующие расходы, а в налоговом нет. При начислении компенсации возникает обратная ситуация: сумма компенсации включается в состав расходов в налоговом учете, а в бухгалтерском нет, поскольку она списывается за счет резерва. Поэтому в бухучете следует отразить частичное списание отложенного налогового актива.
Бухгалтер сделал проводку:
Дебет 68 Кредит 09
– 1666 руб. (8330 руб. × 20%) – списан (частично) отложенный налоговый актив.
Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (метод начисления), относится к малым предприятиям и не создает резерв на оплату отпусков
ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.
Менеджер организации А.С. Кондратьев увольняется 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. × 13% = 1083 руб.
В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:
Дебет 44 Кредит 70
– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1083 руб. – удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
– 7247 руб. (8330 руб. – 1083 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).
При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.).
Согласно положениям Трудового кодекса, защищающему права и труд работников, каждый сотрудник вправе на отпуск не меньше 28 календарных дней, из них 14 — подряд идущих, а остальные дни могут делиться на любые отрезки в течение года.
Но также работник по статье 122 кодекса может получить отпуск, использованный авансом. Если после этого сотрудник уволится до истечения календарного года, возникнет излишне уплаченная сумма заработка за отпуск либо неотработанность отпуска. Однако работодатель может вычесть излишек при окончательном расчете и таким образом добиться баланса. Для такого действия не нужно согласие сотрудника.
Эта ситуация противоположна той, когда при увольнении трудящийся, наоборот, не использовал отпуск и получает в расчет компенсацию за дни отпуска, оставшиеся неиспользованными.
Законодательство учитывает интересы обеих сторон.
Если сотрудник не применял предусмотренные Налоговым кодексом вычеты по НДФЛ — стандартные, социальные, профессиональные, имущественный, то рассчитать налог легко.
НДФЛ за не отработанный отпуск равняется: начисление суммы отпускных выплат за не отработанные отпускные дни * ставка НДФЛ.
При применении каких-либо вычетов по главе 23 НК для математики используется следующая формула: уплаченный в бюджет НДФЛ с включением вычетов * начисление суммы отпускных выплат за не отработанные отпускные дни / размер ранее начисленных отпускных.
Пример
Сотрудник заключил трудовой договор с 1 ноября 2016 года. С 3 по 31 июля имел место предоставленный первый стандартный отпуск в 28 дней. За отпуск ему было выплачено в сумме 21500 рублей.
30 сентября он прекратил трудовые отношения с фирмой по своему желанию.
Размер выплаты за отработанную часть последнего трудового месяца составляет 11200 рублей.
Сотрудник не применяет льготы по НДФЛ.
Удержание за неотработанный отпуск при увольнении уменьшает налоги и взносы
При прощении работнику переплаты отпускных следует учитывать позицию Минфина РФ (письмо от 17.06.2014 № 03-04-06/28915): у бывшего работника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход в виде суммы не возвращенного им долга. Так как речь идет о бывшем работнике, то удержать соответствующую сумму налога работодатель не сможет. В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ ему необходимо сообщить в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ о сумме налоговой задолженности и невозможности удержать налог.
Допустим, 22.05.2014 сотрудник уволен по собственному желанию. С 06.03.2014 по 20.03.2014 ему был авансом предоставлен отпуск на 14 дней. Сотрудник принят в организацию 17.01.2014. На момент увольнения отработал 4 месяца и 5 суток. Чтобы отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, в 1С ЗУП предусмотрен специальный документ «Расчет при увольнении сотрудника».
Как рассчитываются отпускные при увольнении
- В российском трудовом законодательстве существует понятие «удлиненный отпуск» в 42 или 56 календарных дней. Он присваивается таким категориям сотрудников, как педагоги.
- Выплата компенсации сотруднику должна производиться в момент увольнения или не позднее дня после предъявления уволенным требования о расчете.
- В стаж непрерывной работы засчитывается как время фактической работы, так и время сохранения места работы — время нахождения на больничном, нерабочие праздничные и выходные дни.
- В стаж непрерывной работы не засчитываются прогулы без уважительной причины и отгулы в счет отпуска, поэтому данные дни не включаются в расчет при компенсации отпуска.
Начисление зарплаты не должно составить труда, но вопрос как рассчитать отпуск при увольнении — сложнее, так как число дней может превышать базовую продолжительность. Такое возможно из-за неиспользованных ранее или дополнительных дней. Чтобы не ошибиться, вначале необходимо определить общее время работы, которое дает право на получение ежегодного оплачиваемого отдыха (ст. 121 ТК РФ). При этом нужно учесть особенности предоставления дополнительных отпускных периодов: за работу с вредными условиями труда и т.п.
Затем нужно определить общее количество дней, которые причитаются за весь период работы у работодателя.
Если количество дней получается дробным, то число округляется в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
После этого, на основании данных табелей учета рабочего времени (или иных документов учета труда), из полученного результата вычитаются дни, которые сотрудник уже использовал.
В результате рассчитывается оставшиеся количество.
- Фактически отработанное время (ФОВ) = 12 последних месяцев (или менее, но фактически отработанных) – исключаемые периоды.
- Количество дней за отработанное время (КДОВ) = (ФОВ / 12 месяцев) / (положенное количество отпускных дней в трудовом договоре / 12 месяцев).
- Количество дней отпуска (КДО) = КДОВ +/- остатки дней.
Формула расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Непосредственно для расчёта компенсации нам понадобятся следующие данные.
-
Количество дней неиспользованного отпуска: КДНО = КДО : МГ х МР, где:
- КДО – полное количество дней компенсируемого отпуска;
- МГ – количество месяцев в году;
- МР – количество фактически отработанных целых месяцев.
-
Стаж работы в организации, дающий право на отпуск: СР = (ПМ х 29,3) + (КД – НД) х 29,3/КД, где:
- ПМ – полные отработанные месяцы;
- КД – количество календарных дней месяца, отработанного не полностью;
- НД – дни, не вошедшие в стаж, т.е. не учитываемые как рабочие (больничный, отгул, отпуск за свой счёт и т.п.).
-
Среднедневной заработок работника за последний рабочий год: СДЗ = СВ : СР, где:
- СВ – сумма всех выплат за расчётный период, исключая больничные, отпускные, материальную помощь и т.п;
- СР – исчисляемый в днях стаж работы в организации.