Пересортица, недостача, излишки в аптеке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пересортица, недостача, излишки в аптеке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Недобросовестные клиенты воруют все: от дорогого алкоголя до копеечных салфеток. Здесь однозначно проигрывают магазины самообслуживания, где клиент в торговом зале предоставлен сам себе. Однако сам формат настолько удобен и экономичен, что отказываться от него ни в коем случае не нужно.

Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно

Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.

Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;

• дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.

Если работника освободили от возмещения недостачи

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;

• дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.

Если кассир не виноват в недостаче

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.

Случай из жизни предпринимателя

«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.

Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».

Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).

В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

• излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
• недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.

На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:

• Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
• Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
• Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
• Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Пересортица, недостача, излишки в аптеке: почему они случаются и что делать

В идеале фактическое наличие товара должно совпадать с документальными данными. Но достаточно часто в аптеке случаются несоответствия: отсутствует то, что должно быть в наличии или, наоборот, имеется товар, которого быть не должно. Обнаруживаются недостача, излишки или и то, и другое одновременно, как правило, на инвентаризации. Однако подобные «сюрпризы» могут выявиться и случайно, в ходе повседневной работы.

Как образуется недостача и откуда берутся излишки

Причины недостач и излишков в аптеке
Человеческий фактор	Технический фактор
1. Ошибки	Сбои в программном обеспечении
2. Халатность
3. Кражи

Порядок проведения инвентаризации

До назначения мероприятия по подсчету имущества организации и оценке финансовых обязательств компании созывается комиссия. Отсутствие даже одного должностного лица, включенного в специальный совет, является причиной аннулирования результатов проверки. В состав входят представители администрации предприятия, бухгалтерской службы, иные сотрудники. Список членов комиссии утверждается заблаговременно на основании изданного приказа, в котором указываются срок ревизии, виды имущества. Порядок проведения инвентаризации:

1. Установление даты осуществления пересчета имущества.
2. Проверка имеющихся ценностей сплошным или выборочным методом.
3. Составление инвентаризационной ведомости с внесением данных о наименовании товара и его фактическом количестве.
4. Выведение итогового остатка в денежном эквиваленте.
5. Заполнение сличительной ведомости для оформления недостачи при инвентаризации.
6. Составление отчета.
7. Отправление документации руководителю организации.

Перед оформлением необходимого ТМЦ требуется провести ряд действий. Первое подразумевает инвентаризацию. После получения результатов инвентаризации владельцу компании (или главному бухгалтеру) далее потребуется приложить все бумаги, с помощью которых можно будет подтвердить затраты. К таким бумагам следует отнести:

1. чеки;
2. подписанные договоры;
3. акты.

Иногда размер недостачи выше установленных норм. В этом случае работодатель должен начать служебное расследование для выявления виновного лица. Нужный документ называется ведомостью. Она составляется на основе полученных данных и содержит:

• объем недостачи;
• сведения о ранее отмеченных потерях товара или о его порче;
• разница рыночной стоимости продукта с его балансовой ценой.

Оформленный документ нужно передать на подписание комиссии, собранной для ревизии. Далее ведомость направляется в бухгалтерию, где работники отдела сверяют указанные сведения с состоянием имущества на предприятии в момент первоначальной инвентаризации.

Недостача – условия обнаружения, действия работника и работодателя

Понятие «недостача» сформулировано в Налоговом кодексе РФ и «Правилах бухгалтерского учета». В Трудовом кодексе ему соответствует понятие «ущерб».

Согласно статье 238 ТК РФ, работодатель имеет право требовать с работника возмещения прямого действительного ущерба — того, который причинен по его вине, чему есть доказательства. Косвенный ущерб (например, недополученную выгоду) требовать нельзя.

Законом предусмотрен ряд случаев, когда материально ответственное лицо освобождается от необходимости компенсировать ущерб:

• имущество пострадало из-за стихийного бедствия;
• имел место нормальный хозяйственный риск (это юридический, обозначающий ситуацию, когда работник действовал в соответствии с законом, трудовыми нормами, своей квалификацией);
• ущерб причинен в результате самообороны;
• работодатель не обеспечил условия для сохранности имущества компании.

Список случаев, когда работник должен возместить недостачу и другой ущерб, приведен в статье 243 ТК РФ. По нему ответственность наступает, когда установлено, что работник действовал умышленно, либо под действием алкоголя, психотропных веществ, либо совершил преступление (имеется вступивший в силу приговор суда).

При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.

В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.

При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.

Совет 3. Обеспечьте условия хранения имущества

Ст. 239 ТК РФ прямо указывает на то, что ущерб с работника взыскать не удастся, если работодатель не исполнил обязанности «по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику». Что это значит? Работодателю нужно создать фактические препятствия к материальным ценностям для посторонних лиц.

Например:

— покупка сейфа, для хранения наличных денег,

— обеспечение складских помещений замками на дверях;

— ограничение доступа в складские помещения посторонних лиц;

— организация охраны в ночное время на территории склада.

Другими словами, если склад – это «проходной двор» для всех работников, в том числе для тех, которые не имеют к нему никакого отношения, и кладовщик расскажет об этом на суде вместе со свидетелями, то взыскать с этого кладовщика недостачу не удастся (см. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Взыскание недостачи с ответственного лица

При выявлении в ходе ревизии недостачи, полученной по вине МОЛ, покрытие материального ущерба производится за счет ответственного работника. Работодатель, не получивший по окончании инвентаризации сведения о виновном лице, инициирует служебное расследование. Особенности взыскания материального ущерба:

1. Работник, допустивший недостачу, обязан дать пояснения о причинах ее возникновения. При отказе в предоставлении пояснений составляется акт при свидетельстве 2 или более лиц. Сотрудники не должны быть членами инвентаризационной комиссии.
2. Недостача, не превышающая размер среднемесячного заработка сотрудника, покрывается без участия суда. Условием погашения недостачи на основании приказа руководителя является добровольное согласие работника.
3. Ущерб, нанесенный работником на значительные суммы или при отказе работника погасить недостачу, взыскивается по решению суда. Положительное решение суда возможно при соблюдении процедуры инвентаризации, документального оформления, наличия фактов вины сотрудника.

Наряду с индивидуальной предусмотрена коллективная ответственность, подтвержденная соответствующим договором. Степень ответственности каждого лица определяется отдельно, в зависимости от участия и стажа работы.

Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете

Недостача возникла по вине кассира. В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию с виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.

По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании п. 3 ст. 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода. Напомним, что согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.

Обратите внимание: изложенный подход применим только к случаям возмещения работником недостачи в кассе и иным аналогичным ситуациям. Допустим, устраняя ущерб, нанесенный работником, организация осуществила какие-либо расходы (например, отремонтировала помещение кассы или сейф, поврежденные работником, либо приобрела запчасти для ремонта принадлежащего ей автомобиля, попавшего по вине работника в дорожно-транспортное происшествие) и правомерно учла их при расчете налога на прибыль. В этом случае сумма ущерба, возмещенная работником (взысканная с него), признается доходом организации-работодателя. Она включается во внереализационные доходы на основании п. 3 ст. 250 НК РФ.

Примечание. Доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами налогоплательщика (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись с приказом руководителя о взыскании с него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Недостача в кассе. Что делать?

В случае выявления недостачи денежных средств в кассе организации необходимо в кратчайшие сроки провести ревизию кассы. Действующим Положением № 373-П от 12 октября 2012 г. о порядке ведения кассовых операций порядок проведения ревизии кассы не установлен. Поэтому целесообразно организации самостоятельно разработать и утвердить внутреннее положение о порядке проведения ревизии кассы. За основу можно взять порядок, указанные в прежнем Порядке ведения кассовых операций № 40 от 22 сентября 1993 г.

Ревизию проводит инвентаризационная комиссия, состав которой назначается приказом руководителя организации. Члены комиссии, в присутствии материально ответственного лица (кассира), пересчитывают денежную наличность и проверяют другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, комиссия подтвердит факт недостачи.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Похожие записи:

• Сумма штрафа за просроченную регистрацию иностранного гражданина
• Индексация пенсий в 2023 году: таблица и график социальных выплат пенсионерам
• Инструкция: оформляем пенсию ветеранам боевых действий в 2022 году