Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить в отчётах НДФЛ с зарплаты за декабрь: ответ ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Понятие «аванс» отсутствует в Трудовом кодексе. Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать не реже чем 2 раза в месяц заработную плату за первую половину месяца и за вторую. То есть начислить заработную плату нужно в 2 захода равными долями. Зарплата за первую половину месяца, или как мы ее называем, аванс, не может быть меньше тарифной ставки или оклада за отработанное время (письмо Минтруда от 20.03 2019 №14-1/в-178).
Важно! Аванс не может быть меньше, чем оплата фактически отработанного времени!
То есть если человека не было на работе, например, он был боленлибо находился в отпуске, то аванс нужно уменьшить на эту сумму. Если сотрудник добросовестно отработал первую половину месяца, то аванс должен быть выплачен в полном объёме.
Если зарплата за декабрь 2022 выплачена в январе 2023 года
Если заработная плата работникам за декабрь 2022 года выплачена в январе 2023 года, то такой доход относится к другому налоговому периоду (т.е. такая зарплата относится к 2023 году).
В таком случае НДФЛ, исчисленный и удержанный за период с 1 по 22 января, нужно перечислить не позднее 30 января, т.к. 28 января выпадает на выходной день субботу.
Обратите внимание, что зарплата, выплачиваемая в январе 2023 года, а также уплаченный НДФЛ с нее, попадают:
- в разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года;
- в справках о доходах и суммах налога физического лица за 2023 год.
Плюсы и минусы удержания с аванса
Последствия нововведений могут не понравиться сотрудникам бухгалтерии – объем работы увеличится, так как расчет НДФЛ будет выполняться минимум дважды в месяц с аванса и зарплаты. Владельцам бизнеса такой подход выгоден – если у работника в конкретном периоде предполагается только авансовое перечисление средств, можно с него удержать единый налог за весь месяц.
Отпадает необходимость в применении коэффициента 0,87 при расчете аванса. Коэффициент позволял работодателю снизить риски, связанные с неожиданным увольнением сотрудника, имеющего задолженность по НДФЛ – в распоряжении оставалась сумма, которую можно пустить на выплату налога. Ранее Министерства труда и финансов негативно относились к любым удержаниям из авансовых начислений. Теперь они являются законными.
Аванс по заработной плате, сроки выплаты аванса в 2020 году
Аванс – это первая часть заработной платы за месяц. Однако в нормативных документах такого понятия не существует, это скорее разговорный термин. В 2017 году Минтруд выпустил письмо от 10.08.
2017 №14-1/в-725, в котором указал, что в авансе необходимо учитывать оклад (тарифную ставку) работника за отработанное время, а также доплаты и надбавки, если они не меняются в зависимости от показателей работы.
Сюда можно отнести надбавки при совмещении должностей, надбавки за стаж работы, за профессионализм и прочие подобные выплаты.
При выплате аванса не учитываются районные надбавки и коэффициенты, а также выплаты компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца, например, за сверхурочную работу, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни и т.д.
Потому что они начисляются на всю зарплату, отработанную за месяц. Не учитываются также премии и вознаграждения, потому что они рассчитываются, как правило, только по окончании месяца.
Согласно статье 136 Трудового Кодекса РФ, заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором.
Административная ответственность за задержку аванса
За задержку или частичную выплату аванса ст. 5.27 КоАП РФ регулирует ответственность в форме предупреждения или штрафных санкций:
| Наложение | Нарушение | ||
| Первичное | Последующие | ||
| 1. | Должностные лица | 10000 – 20000 | 20000 – 30000 или дисквалификация |
| 2. | ИП | 1000 – 5000 | 10000 – 30000 |
| 3. | Юридические лица | 30000 – 50000 | 50000 – 100000 |
Несоблюдение сроков выплаты заработной платы
Нарушения сроков выплаты аванса и заработной платы влекут административную ответственность нанимателей, которая прописана в Кодексе об административных правонарушениях, в статье 5.27.
С 2016 года согласно Постановлению Правительства сумма штрафных санкций при просрочке выплат составляет:
- для должностных лиц – 10 000-20 000 рублей;
- для ИП – 1 000-5 000 рублей;
- для организации – 30 000-50 000 рублей.
За повторные задержки размер штрафов увеличивается:
- до 20-30 тыс. р. (либо дисквалификация до трех лет) для должностных лиц;
- 10-30 тыс. р. для индивидуальных предпринимателей;
- 50-100 тыс. р. для организации.
При задержке зарплаты более, чем на 15 суток, сотрудник вправе не выходить на работу до полного получения денег. При этом за ним сохраняется средний заработок.
Разрешается ли выплачивать зарплату чаще, чем дважды в месяц?
Да, несомненно. Трудовой кодекс прямо говорит, что зарплата выдается «не реже, чем каждые полмесяца». А это значит, что ограничение ставится только на более редкие выплаты сотрудникам, но не на более частые (письма Минтруда РФ от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 06.12.2016 № 14-1/В-1226).
При желании вы можете выдавать деньги не дважды в месяц, а еженедельно и даже ежедневно. Однако перед тем как переходить на более частую периодичность выдачи зарплаты, стоит продумать целесообразность этого: будет ли такой график удобен и выгоден как работникам, так и самому работодателю.
Практика показывает, что это выгодно тем работодателям, которые задействуют временный персонал, в остальных же случаях преимущества более частой выплаты денег совершенно неочевидны, а то и вовсе отсутствуют.
О том, как заключить договор с временным работником, читайте в материале «Ст. 59 ТК РФ: вопросы и ответы».
Не вызывает восторга еженедельная выплата и у персонала: согласно неоднократно проводимым статопросам, большинство работников желало бы сохранить 2-разовый график получения зарплаты.
На сегодняшний день пояснения по расчету размера оплаты труда за первые полмесяца приводятся в письме Минтруда №14-1/В-725. В письме приводятся следующие правила:
- Аванс следует рассчитывать исходя из отработанного работником количества дней. В аванс включается только та часть заработной платы, на которую у работника возникло право после отработанного им количества времени за первую половину месяца. То есть сотруднику нужно выплатить аванс в таком размере, который сложился в зависимости от отработанного количества дней с 1 по 15 число. В том случае, если в этот период работник отсутствовал на работе, например, болел или был в отпуске, то за это время аванс не начисляется.
- В авансе следует учесть оклад (тарифную ставку). Кроме тарифной ставки (оклада) к учету принимаются и некоторые надбавки. Учесть можно только те надбавки, которые никак не будут зависеть от итоговых показателей труда работника за месяц, либо от нормы его трудовых обязанностей. На основании этого включать в аванс можно только доплаты за ночные работы, или за совмещение должностей, за профмастерство или стаж. Занижать размер аванса и не учитывать такие надбавки тоже нельзя, так как это может привести к тому, что проверяющие органы расценят такое занижение как нарушение трудовых прав сотрудника.
- Премии в аванс включать не следует. Все премии, которые устанавливаются исходя из итоговых показателей месяца или другого периода в состав аванса включаться не должны. К ним относятся премии по итоговым показателям эффективности, компенсационные выплаты, размер которых можно определить только после окончания периода начисления и др. Таким образом, все те причитающиеся работнику суммы6 размер которых окончательно можно определить только в конце месяца при расчете аванса учитываться не должны.
В каких документах указываются дни выплаты заработной платы
Конкретный график перечисления зарплатных денег работодатель обязан зафиксировать в своих локальных нормативных актах (ЛНА): правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективном или трудовом договоре. Именно эти 3 документа приводит ст. 136 ТК РФ.
Формулировка этой статьи составлена таким образом, что нередко возникает вопрос: обязательно ли фиксировать зарплатные сроки во всех вышеперечисленных документах или достаточно одного из них? Ответ на него неоднократно давали и чиновники, и судьи (письмо Роструда от 06.03.2012 № ПГ/1004-6-1, определение Московского горсуда от 24.12.2012 № 4г/5-12211/12).
О том, что включить в трудовой договор, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Согласно разъяснениям, достаточно, чтобы сроки были закреплены в одном из приведенных в ст. 136 ТК РФ документов. Причем, по мнению Роструда, в приоритете — ПВТР. Объясняет он это тем, что ПВТР — это общий документ, нормы которого распространяются на весь персонал, в то время как трудовой договор регламентирует отношения с определенным работником, а колдоговор может и вовсе не заключаться.
Для того чтобы полностью исключить споры с проверяющими, можно поступить следующим образом: закрепить регламент выдачи зарплаты в ПВТР, а в трудовые или коллективные договоры внести фразу, отсылающую к ПВТР: «заработная плата выдается в соответствии с пунктом (здесь указываем номер пункта ПВТР) правил трудового распорядка…».
Хотите получить еще одно экспертное мнение? Оформите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс или, при его наличии, переходите к Путеводителю по заработной плате.
Зарплату раньше срока выплачивать можно
Минтруд ответил на вопросы работодателей, касающиеся допустимых сроков и размеров выплат зарплаты. Конечно, проблемы возникли не сами по себе, а продиктованы жизненными ситуациями. И чиновники министерства сочли возможным в ряде случаев разрешить работодателям пойти работникам навстречу, обосновывая это тем, что отступление от норм не ведет к ухудшению их положения. Но в случае явных нарушений закона должен быть однозначный отказ.
ТК РФ устанавливает базовые правила выплаты заработной платы. Зарплата выдается не реже, чем два раза в месяц. Даты выплаты фиксируется в положении о зарплате или другом локальном документе (правилах трудового распорядка, трудовом договоре). Первая часть зарплаты выплачивается из фактически отработанного за первую половину месяца времени. За нарушения сроков выплаты зарплаты для работодателей установлена ответственность, вплоть до уголовной.
Чем грозит нарушение сроков выплаты заработной платы
Ответственность работодателя за подобные нарушения может быть двух видов: материальная и административная.
Административная ответственность применяется только при наличии вины работодателя.
Административное наказание первичное (п. 1 ст. 5.27 КоАП):
- предупреждение или штраф в 1 000–5 000 руб. для должностных лиц;
- штраф для виновника-ИП — 1 000–5 000 руб.;
- штраф для виновника-юрлица — 30 000–50 000 руб.
Административное наказание повторное (п. 2 ст. 5.27 КоАП):
- дисквалификация на 1–3 года или штраф в 10 000–20 000 руб. для должностных лиц;
- штраф для виновника-ИП — 10 000–20 000 руб.;
- штраф для виновника-юрлица — 50 000–70 000 руб.
Матответственность (ст. 236 ТК РФ) выражается в денежной компенсации за каждый день задержки, исчисляемой из 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от суммы, положенной к выплате (за минусом НДФЛ). Это минимальный размер компенсации, но работодатель вправе назначить большую сумму. Никаких заявлений от работника на ее получение не требуется — она должна быть выплачена вместе с задержанными суммами.
Как внести изменения в документы и установить правильные сроки выплаты заработной платы
Если по каким-либо причинам у вас нет ЛНА, регулирующих сроки перечисления зарплаты, их нужно сделать и как можно быстрее. Если же необходимые ЛНА есть, но сроки в них указаны неверно, это следует оперативно исправить:
- Если возможно, переделайте документ, но только при условии, что это не вызовет несоответствий с другой вашей документацией.
- Для того чтобы изменить колдоговор, соберите комиссию из представителей обеих сторон — сотрудников и работодателя. Результаты переговоров членов комиссии оформите допсоглашением, в котором укажите новые зарплатные сроки.
- Если зарплатные даты вносились в трудовые договоры, придется оформлять допсоглашения к каждому из них.
- Изменения сроков выплаты заработной платы, вносимые в ПВТР, оформить проще всего — для этого достаточно издать приказ, с которым следует ознакомить каждого работника под подпись.
Тринадцатой зарплатой называют предновогоднюю премию, выплачиваемую по решению некоторых работодателей. Она не является обязательной и не закреплена в трудовом законодательстве. Решение о начислении принимает руководство в зависимости от возможностей компании и производительности сотрудников. Как правило, тринадцатую зарплату получают работники бюджетной сферы, военнослужащие, сотрудники крупных компаний. В случае финансовых трудностей компания может отказаться от выплаты премий.
Внутри конкретной фирмы порядок начисления тринадцатой зарплаты может быть закреплен в коллективном договоре или же регулироваться отдельными положениями. В некоторых случаях получение тринадцатой зарплаты оговаривается в индивидуальном порядке при заключении договора с сотрудником.
Если весь коллектив получает тринадцатую зарплату, то премию могут не выплатить тем сотрудникам, которые злоупотребляют трудовой дисциплиной, не выполняют производственный план без уважительной причины либо допускают ошибки, которые привели к снижению производительности или доходов фирмы.
Окончательный расчет работник должен получить до 15 числа следующего месяца. Дата выплаты аванса должна быть на две недели раньше. Значит, если не рассматривать февраль — с 16 до 30 или с 17 по 31 число текущего месяца.
Однако, нужно учитывать, что если аванс будет выдан 16-17 числа, то зарплату необходимо выплатить сразу в начале следующего месяца. Рассчитать ее так быстро может быть сложно, особенно на крупных предприятиях.
Выдавать аванс в последний день месяца можно, но тогда могут возникнуть проблемы с налоговиками. Подробнее об этом расскажем ниже.
Получается, что удобнее всего выдавать аванс в период с 20 до 29 или до 30 числа. Чем больше времени требуется бухгалтерам для расчета зарплаты – тем позднее нужно установить дату выплаты первой части вознаграждения.
Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании или в трудовом договоре. Нельзя устанавливать «плавающую» дату, например: с 20 по 25 число (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
Выдавать аванс раньше установленного срока не запрещено. Но при этом следует помнить, что придется «передвинуть» и дату выплаты зарплаты, чтобы соблюсти двухнедельный интервал. Т.е. надо учитывать, смогут ли работники бухгалтерии в более короткие сроки подвести итоги месяца.
Закрепляем «зарплатные» сроки
Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).
Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.
Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.
Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.
С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.
Сроки выплаты аванса и зарплаты в соответствии с ТК РФ устанавливаются так, чтобы выплаты работникам осуществлялись не реже чем раз в 2 недели. Порядок того, как рассчитывается аванс, ТК РФ в явном виде не определяет.
Государственные органы рекомендуют выплачивать аванс на основании реально отработанного времени за первую половину месяца. При установлении аванса в процентах, по мнению чиновников, аванс и расчет по итогам месяца должны быть сопоставимы по сумме. НДФЛ при выдаче аванса не удерживается, но, если аванс выдается в последний день месяца, возможны споры с налоговыми органами.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.