Онлайн-касса для ИП и ООО на УСН: все нюансы применения техники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-касса для ИП и ООО на УСН: все нюансы применения техники». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Нововведения 2023 года по подотчетным операциям ИП

2. Кто переходит на онлайн‑кассы в 2022 г.

3. Требования к контрольно-кассовой технике

4. Какой фискальный накопитель будет нужен

5. Кому сейчас ККТ не пригодится

7. Частные случаи необходимости применения онлайн-кассы на УСН

8. Преимущества онлайн-кассы

9. Перерегистрация кассы

10. Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО?

11. Правила использования

12. Ситуация с контрольно-кассовой техникой для ИП в 2020 году

13. Компенсация затрат на приобретение кассы для УСН

Начиная с июля 2023 года в обороте применяются преимущественно электронные кассовые чеки. Подотчетные лица, приобретающие в интересах предприятия товары или услуги за наличные средства, должны прилагать к отчету распечатанные электронные кассовые документы. Предусмотрена проверка подлинности чеков. При возникновении сомнений официальный сайт ФНС позволяет воспользоваться сервисом «Проверка чека».

Нововведения 2023 года по подотчетным операциям ИП

Порядок ведения электронного и иного документооборота определяет предприятие. Предусмотрены особенности оформления подочетных форм.

Условие	Описание применения	Дополнения
Реквизиты, необходимые при оформлении электронного чека на приобретение товаров	Продавец товаров обязан указать в чеке реквизиты покупателя (название и ИНН), страну происхождения товара, номер таможенной декларации, сумму акциза	Реквизиты предоставляются при наличии у покупателя доверенности от предприятия, подтверждающей правомочность представления интересов
Подтверждение полноты информации о товаре	Часть ИП, работающих на специальном режиме, предоставляют чеки без расшифровки номенклатуры и количества товара	При получении чека без выделения наименования товара необходимо предоставить дополнительный документ с расшифровкой данных
Возможность получения чека от самозанятых лиц	Самозанятые граждане также должны предоставить информацию об оказываемых услугах	При получении услуг у самозанятых лиц чек печатают из мобильного приложения «Мой налог»
Получение услуг с оформлением БСО (например, при получении в командировке услуги проживания в гостинице)	БСО, свидетельствующий о полученных услугах должен соответствовать требованиям по форме и набору реквизитов. БСО новой формы практически соответствует электронному кассовому чеку	Подотчетное лицо в составе оправдательных документов после 01.07.2023 не вправе предоставлять БСО в типографской форме, принятой ранее

Остальные требования к оформлению подотчетных операций не изменились. Выдача средств производится по распоряжению руководящего лица. Если подотчетная сумма используется самим предпринимателем, распоряжения и расходный кассовый ордер оформлять не требуется. Для предоставления отчета об истраченных средствах работнику предоставляется срок, отведенный учетной политикой.

Кто переходит на онлайн‑кассы в 2022 г.

В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.

Речь идет о применении онлайн-касс на рынках, ярмарках и в выставочных комплексах. Если законопроект вступит в силу, то не использовать ККТ смогут только предприниматели на ЕСХН, общая торговая площадь которых, включая складские помещения, занимает менее 15 квадратных метров.

Работать без кассового аппарата также смогут потребительские и сельскохозяйственные кооперативы. При этом торговать разрешается только продовольственными товарами. Планируется, что контролировать применение ККТ будут управляющие рынками организации. Им будет разрешено получать сведения о зарегистрированной кассовой технике и применяемой системой налогообложения на сайте ФНС.

Управляющие компании должны будут ежемесячно проверять предпринимателей, арендующих торговую точку, на предмет наличия касс. В случае выявления нарушений, продавец получит предупреждение о необходимости установки кассы. Если он не согласится, управляющая организация будет обязана отказать ему в предоставлении торгового места.

Пока использовать ККТ на рынке должны те продавцы, которые занимаются торговлей в помещениях, обеспечивающих хранение и показ товаров, т.е. оборудованных витринами, холодильниками и пр. Также онлайн-касса используется на рынках при торговле на открытых прилавках внутри крытых павильонов. При этом внутри крытого рынка можно свободно торговать зеленью, мясом, рыбой и другими продуктами питания.

Требования к контрольно-кассовой технике

Закон устанавливает ряд требований, которым должны соответствовать контрольно-кассовые машины.

все кассовые аппараты, используемые в коммерческой деятельности должны в обязательном порядке пройти регистрацию в налоговой инспекции по месту жительства индивидуального предпринимателя;
для применения в работе подходят только те модели кассовой техники, которые перечислены в государственном реестре. Убедиться в том, что та или иная касса имеется в реестре, можно двумя путями: либо проверив при покупке голографическую наклейку с нужной информацией, либо самостоятельно изучив перечень гос. реестра на официальном сайте налоговой службы.

Какой фискальный накопитель будет нужен

В соответствии с ФЗ всем индивидуальным предпринимателям, как субъектам, которые относятся к малому бизнесу, установили обязанность использовать ФН. Кроме того, у него должен быть «удлиненный» срок действия ключа — не менее 3 лет при стандартном размере в 13 месяцев.

Если же ИП поставит на свою онлайн-ККТ накопитель с обычным действием, то налоговая служба может расценить это как зафиксированное административное правонарушение в соответствии с кодексом. Иногда это позволяют исправить и не штрафуют, но предписывают заменить технику. Поэтому мы советуем сразу приобрести то, что следует по закону.

Вместе с ИП, ООО и фирмами такие ФН придется применять всем, кто выбрал любую из систем:

ЕНВД (если выполняют любой из видов деятельности, прописанных в 346 статье НК) — единый налог на вмененный доход;
ПСН — патентная система налогообложения;
ЕСХН — единый сельскохозяйственный налог;

Но из этого правила есть 3 исключения. Пользоваться техникой со стандартным (13 месяцев) сроком можно тем, кто:

выполняет обязанности сезонно;
онлайн-касса исключительно автономная;
пытается совмещать спецрежим с ОСНО.

Все, кто торгует подакцизными продуктами, должен покупать ФН с обычным действием, для них предусмотрены определенные модели, через которые им можно трудиться.

Кому сейчас ККТ не пригодится

Предлагаем рассмотреть определенные типы функционирования организаций, для которых пока ничего не изменилось. Они могут работать по-прежнему, обновив только данные выдаваемого чека.

Виды	Какая статья за это отвечает
Кредитные организации, аккредитованные правительством	Закон от 3 июля 2018 года, под номером 192, новая редакция
Продающие через киоски журналы и газеты, сопутствующие изделия, причем печатной продукции должно быть более 50%
Те, кто обеспечивает учеников, гимназистов, студентов и прочих образовательных организаций во время учебы платным горячим питанием
Торгующие на стихийных рынках, ярмарках или выставках, сюда не относятся автофургоны, киоски, павильоны, автолавки и другие предприятия, которые обеспечивают сохранность вещей
Разносящие продовольственную и непродовольственную продукцию с рук, из тележек, корзинок, в том числе в самолете или поезде, кроме маркированных и технически сложных продуктов

Частные случаи необходимости применения онлайн-кассы на УСН

Даже если предприниматель или организация, выбравшие в качестве режима налогообложения “упрощенку”, имеют право на отсрочку или на неприменение онлайн-ККТ вовсе, в определенных случаях приобрести аппарат все же придется:

Оплата товаров, услуг или работ наличкой или в форме безналичного расчета.

Все предприятия и бизнесмены, вне зависимости от наличия или отсутствия наемной рабочей силы, обязаны применять электронные кассы уже сейчас, если сами производят оплату за работы, товары или услуги другим контрагентам.

К примеру, юридическое лицо заказало у бизнесмена консультационные услуги, и последний получил оплату в кассе предприятия. В таком случае, организация обязана оформить кассовый чек.

Авансы.

Нужна ли онлайн-касса для УСН, если аванс платится в адрес юридического лица или ИП через систему “клиент-банк”? Ответ – нет, не нужна, при оплате другим способом необходима.

Нюанс – ч. 4 ст. 4 ФЗ № 192 регламентирует, что применение ОК при зачете и возврате авансов не обязательно вплоть до наступления Даты № 1.

Выдача займов.

Если предприятие или предприниматель погашает займ, выданный на оплату товаров, работ или услуг, оформление кассового чека является обязательным. Применять ККТ не нужно только в случае, если:

займодавец – ИП или ООО;
плюс оплата происходит через систему “клиент-банк”.

Осуществление торговли через вендинговые автоматы.

В силу ч. 11 ст. 7 ФЗ № 290, все предприятия и предприниматели, осуществляющие торговлю через вендинговые автоматы, обязаны приобрести и поставить на учет ККТ до 1 июля 2018 года.

Единственная категория налогоплательщиков, которой предоставлено право отсрочки – предприниматели без наемной рабочей силы. Таковые могут не покупать кассу вплоть до начала 3-го квартала 2019 года.

Обращаем внимание, что, согласно поправкам, вступившим в силу с 3.06.16, ККТ не потребуется при торговле:

питьевой водой в розлив через торговые автоматы;
любыми видами товаров через механические торговые автоматы, принимающие оплату исключительно в виде монет.

Деятельность в труднодоступных и отдаленных регионах.

Если юридическое лицо или предприниматель ведут деятельность в отдаленных районах субъекта РФ, то применять электронную ККТ не обязательно (ч. 3 ст. 2 Закона).

Данная “льгота” действует только в случае, если:

налогоплательщик не использует автоматические устройства для расчетов с покупателями (кроме автоматов с питьевой водой в розлив);
налогоплательщик не торгует товарами, облагаемыми акцизами (ч. 8 ст. 2 Закона).

В противном случае перейти на ОК нужно:

с 1.07.18 онлайн-касса для ИП на УСН потребуется всем налогоплательщикам, не имеющим право на вышеуказанную “льготу”, кроме ИП без персонала;
с начала 3-го квартала 2019 года потребуется, в том числе, если он без персонала.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО?

В законе о применении контрольно-кассовой техники говорится о том, что все организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ (контрольно-кассовую технику) при расчетах. В этом законе есть исключения, и если ваш бизнес относится к одному из приведенных ниже исключению, значит кассовый аппарат можно не применять. Обратите внимание, что ИП на экспериментальном режиме (налог на профессиональный доход) ККТ не используют, а пробивают чек в мобильном приложении.

ВАЖНО! Чек необходим не только при наличных расчетах! При поступлении денежных средств на расчетный счет от физических лиц требуется пробить чек (безналичный расчет). Чек необходим и при закрытии взаиморасчетов, даже если нет движения денежных средств (например, при поступлении предоплаты — чек на предоплату, а далее — чек на отгрузку (работы, услуги) уже без движения денег). Таким образом, чек применяется при расчетах, а не при движении наличности. Только если движение денег совпадает с движением товаров, работ, услуг, можно пробить один чек на полный расчет (розничные магазины).

Индивидуальные предприниматели до 1 июля 2021 года без наемных сотрудников могли не использовать онлайн-кассу, если продавали товары собственного производства, оказывали услуги или выполняли работы. С 1 июля 2021 года отсрочка по кассам закончилась, не использовать кассу могут лишь те ИП, которые от нее освобождены (некоторые виды патента, НПД и отдельные виды деятельности).

ИП на патенте могут не применять онлайн-кассы независимо от количества сотрудников, кроме: оказания парикмахерских и косметических услуг, ремонта и технического обслуживания бытовой аппаратуры, машин, часов, техобслуживания и ремонта транспорта, перевозок грузов и пассажиров, ветеринарных услуг, медицинской деятельности, торговли и общепита, производства молочной продукции, рыболовства, ремонта компьютерной техники.

Кассовый аппарат не требуется в случае:

продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
продажи ценных бумаг;
продажи продуктов питания в образовательных организациях;
торговли на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест;
разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков;
торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;
торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами, в том числе картофелем, фруктами и бахчевыми культурами;
прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
ремонт и окраска обуви;
изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;
вспашка огородов и распиловка дров;
услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, а также жилых помещений совместно с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности;
розничная продажа бахил.

Таким образом, однозначно можно ответить на часто задаваемые вопросы:

Нужен ли кассовый аппарат в 2023 году ООО на УСН (упрощенке)? Ответ: да, ККТ для ООО на УСН нужен, кроме случаев, которые перечислены выше.
Нужна ли онлайн-касса для интернет магазина товаров различных производителей? Ответ: да, нужна.
Нужна ли онлайн-касса ИП на УСН? Ответ: с 1 июля 2021 года закончилась отсрочка для ИП без наемных сотрудников, поэтому кассовый чек в 2023 году пробивать нужно.
Нужна ли онлайн-касса ИП на патенте? Ответ: закон разрешает не использовать кассовый аппарат ИП на патентной системе, даже если есть наемный персонал, за исключением случаев, которые приведены выше. При этом ИП обязан выдать документ, подтверждающий осуществление расчета, указав в нем все установленные законодательством реквизиты.
Нужен ли кассовый аппарат для ООО, АО? Ответ: да, нужен.
Нужно ли выдавать кассовый чек, если ИП сдает квартиру в аренду? Ответ: Если ИП владеет квартирой на праве собственности, то кассовый чек можно не выдавать.
Нужно ли применять онлайн-кассу, если ИП платит налог на профессиональный доход? Ответ: нет, не нужно.
Кассовый чек необходимо пробивать не только при поступлении денег в кассу? Ответ: кассовый чек пробивается при осуществлении расчета, в том числе при поступлении денег на расчетный счет от физического лица
Нужно ли пробить кассовый чек, если деньги не поступили, а товар передан покупателю? Ответ: Да, кассовый чек необходимо пробить. Если товар передается, а деньги принимаются в разные дни, то потребуется несколько чеков: на отгрузку и на приход денег.

Штраф за непробитый кассовый чек в 2023 году

на должностных лиц в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без ККТ, но не менее 10000 рублей;
на юридических лиц — от 3/4 до полной суммы расчета, осуществленного без ККТ, но не менее 30000 рублей.

При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн. рублей — дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет, в отношении ИП и юридических лиц — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Правила использования

Расчеты с населением или организациями осуществляются путем передачи клиентом наличных денежных средств кассиру либо предоставления банковской карты для списания необходимой суммы. Использование онлайн-касс имеет некоторые особенности:

Покупатель, желающий получить чек в электронном формате, должен сообщить об этом продавцу до формирования фискального документа.
Кассир вносит в ККТ сведения о выполняемой операции, формирует бумажный чек.
Данные о покупке передаются на ФН.
Накопитель шифрует сведения для отправки ОФД.
Оператор получает информацию, направляет в кассовое оборудование подтверждение и один раз за сутки передает полученные сведения в налоговую.

Ситуация с контрольно-кассовой техникой для ИП в 2020 году

Неким Рубиконом в этом вопросе была дата – 01 июля 2019 года. После этого момента все индивидуальные предприниматели, у которых в штате присутствует наемный персонал, стали обязаны предоставлять чеки на продаваемые в розницу товары и услуги, в том числе:

Получение оплаты за товары и услуги, продаваемые в розничном порядке физическим лицам при всех видах безналичного расчета. Это означает, что если раньше покупатель получал чек только в случае, если он «прокатывал» свою платежную карту в кассовом терминале продавца, то сейчас применять ККТ нужно даже в том случае, если оплата прошла, к примеру, по квитанции через банк.
Новая система приема платы за аренду жилого помещения, а главное – за коммунальные платежи, даже в том случае, если клиент вносит плату дистанционно (то есть, к примеру, производит оплату через банк).
Возврат и/или зачет предварительной оплаты, а также авансов теперь требует выдачи кассовых чеков. До этого момента чеки выдавались только при получении авансированного платежа.

Это следует из п.1, ст.1.2, абз.21, ст.1.1 Закона №54-ФЗ от 22.05.2003г., а также из п.4, ст.4 Закона №192-ФЗ от 03.07.2018 г.

Электронный кассовый аппарат нужен, главным образом, для того, чтобы производить учет платежей, которые формируют выручку предпринимателя, в режиме онлайн. Более нет никаких отчетных периодов, обязательных процедур сверки кассовых лент с предоставляемыми в налоговую инспекцию данными – все финансовые сведения государство получает мгновенно, так как эта информация формируется сразу в электронном виде.

Но тогда зачем обязывать хозяйствующих субъектов дополнительно применять ККТ при оплатах, которые производятся, к примеру, по безналичному расчету через банк. Ведь эти операции и так подлежат контролю со стороны Финмониторинга, который в настоящий момент располагает техническими возможностями для осуществления тотального контроля всех операций.

Компенсация затрат на приобретение кассы для УСН

Вопрос, нужны ли кассы для ИП в 2021 году, уже не стоит. Но возникает другой – можно ли предпринимателю получить от этого выгоду? Государство позаботилось о поощрении: в соответствии с Федеральным Законом от 27. 11. 2017 № 349-ФЗ за установку кассовой техники возвращается до 18 000 рублей.

Этот тариф применим к каждому аппарату. То есть, если на предприятии 3 ККМ, максимальная выгода может составить 54 000. Действительны условия только для предпринимателей, работающих по принципу «доходы минус расходы».

Суммы, потраченные на модернизацию бизнеса, закладываются в счет оплаты налога как материальные затраты, а работа ОФД подпадает под категорию услуг связи и обслуживания. НО! Налоговый вычет предоставляется в том случае, если кассовый аппарат зарегистрирован до июля 2021 года, а его владелец имеет патент или применяет ЕНВД.

То есть данная процедура возможна при совмещении двух систем налогообложения на разные виды деятельности.

При подаче документов на налоговый вычет ИП, работающего на УСН, совмещая ее с патентом или ЕНВД на параллельно предоставляемые услуги, не учитывается, нужна ли ему простая касса или с дополнительным функционалом: на зарегистрированный до 1 июля 2021 года аппарат и работу взыскивается не более 18 000. Если приобретено оборудование за 20 000, по факту за него будет заплачено 2 000. А если куплена касса за 7 000, производилась ее оплачиваемая настройка, могут быть покрыты все расходы.

Установка кассового аппарата для ИП в 2021 году – обязательное условие предпринимательской деятельности. Но из любой «обязаловки можно извлечь выгоду. В этом помогает широкий диапазон цен на ККТ и лояльные условия государства в поддержке бизнеса.