Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Вести учет путевых листов и ГМС по правилам — это просто.
Ответ на вопрос о необходимости заполнения путевого листа на личный автомобиль в служебных целях зависит от того, перевозит работник пассажиров или грузы для компании или нет.
По общему правилу путевые листы требуется оформлять только в том случае, если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель задействует транспорт (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 9, 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):
- в коммерческих перевозках грузов и пассажиров;
- коммерческих перевозках грузов и пассажироперевозках для собственных нужд.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
Правила оформления и ведения путевых листов
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Отметки, штампы и подписи на путевых листах с 1 января 2021 года
С 1 января 2021 года вступает в силу Приказ от 11.09.20 № 368, который разрешает вести журнал регистрации путевых листов в электронном формате.
Записи, который будут внесены в электронный журнал учета путевых листов, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Те, кто хочет вести журнал старым методом, на бумаге, могут на электронку не переходить.
Минтранс разрешает вести журнал путевых листов в любом удобном формате: на бумаге или в электронном виде.
С 1 января 2021 года в путевых листах появляется новый обязательный реквизит — «сведения о перевозке», добавленный к перечню существующих реквизитов Приказом Минтранса от 11.09.20 № 368.
В это поле нужно будет вписывать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Виды сообщения и виды перевозок пассажиров и багажа перечислены в статьях 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ.
Путевой лист образца 2021 года
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.
Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину компании проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.
Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль. Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием. Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.
путевой лист
Чтобы лишний раз не забивать себе голову ненужными условностями, нужно знать, когда положение о необходимости иметь при себе путевой лист на вас не распространяется. Итак, случаи, когда путевой лист не нужен:
- Если машина является собственностью физлица и применяется для решения личных целей и задач, возможно, передается во временное пользование другому человеку, что подкрепляется на законодательном уровне должным образом составленной и заверенной нотариальной доверенностью.
- Если машиной владеет юрлицо, которому не требуется отчетность относительно расходов на топливо, нужного для работы средства передвижения. В реальности эта ситуация выглядит так: гражданин России изначально приобрел машину для себя, но в связи с объяснимыми факторами и причинами переоформил транспорт на организацию. Да-да, такое тоже бывает и встречается, и, кстати говоря, нередко.
К примеру, на балансе собственности у индивидуального предпринимателя, который практикует упрощенный формат налогообложения, состоит автомобиль. В роли налогооблагаемой базы выбрана доходная часть от предпринимательской деятельности, а значит, нет никакого смысла описывать и разбираться в расходной составляющей – путевой лист можете отложить в сторону.
Юридическое лицо, на которого оформлена машина, предоставляет водителю доверенность на управление транспортным средством, и этого достаточно для беседы с работниками ГИБДД.
Вместо доверенности можно предъявить соглашение о безвозмездном использовании имущества. Однако между сотрудником дорожной службы и водителем в этом случае может возникнуть спор: первые утверждают, что частные предприятия не имеют права составлять такие договоры, тем более использовать их, о чем имеется статья в Налоговом кодексе.
Чтобы изучить все случаи, когда путевой лист на легковой автомобиль нужен, предпочтительно прочитать статью 6 Федерального закона под названием «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электротранспорта». В этом законопроекте вы узнаете:
- Как заполняется путевой лист, оформленный на юрлицо и в какой порядковой последовательности, решают компетентные работники федерального органа исполнительной власти, в их полномочия также входит выработка принципов государственной политики и правового контроля в транспортной области. В тексте идет речь и об обязательном указании сведений и информации о юрлице, физическом лице.
- Законом не разрешается перевозить пассажиров и вещи на автобусах, трамваях, легковых авто, если на руках у водителя нет выписанного путевого листа на конкретный вид транспортного средства, которым сейчас управляет шофер.
Некоторые интересуются, считается ли перевозкой людей, когда в качестве водителя выступает руководитель предприятия, на которое переоформлен автомобиль? Сотрудники ГИБДД говорят: «Нет», ведь директор везет самого себя и в салоне машины никто другой не находится.
Заполнить путевой лист не так просто, как кажется. Если в организации есть диспетчер или оператор, уполномоченный составлять подобного рода документы, это можно сделать, не отвлекая других сотрудников. Но в большинстве случаев специально содержать в штате такого сотрудника финансово накладно, поэтому свои проблемы руководство решает за счет тех, кто не завален кучей бумаг и работы.
Кстати, есть еще один небольшой, но важный нюанс – если на автомобиль, оформленный на юрлицо, нужен путевой лист, в штате должна присутствовать медсестра с медицинским образованием. В ее обязанности входит просматривать шоферов перед выходом в рейс. Без механика, который исправит все недочеты и неисправности в технике, тоже не обойтись.
Можно ли выписывать один путевой лист на месяц
Минтранса от 28.11.2022 № 152 при использовании автотранспорта несколькими сотрудниками посменно путевые листы формируются на каждого водителя по отдельности. При этом допускается, чтобы документы использовались в течение одного месяца.
Компания вправе разработать и применять свой бланк путевого листа либо дополнить его унифицированную форму. Главное, чтобы в листе были все обязательные реквизиты: наименование и номер, сведения о владельце, водителе, данные об автомобиле и др. Их список — в пункте 3 приказа Минтранса от 18.09.2022 № 152.
Наша компания на общей системе налогообложения. Купили автомобиль, используем для доставки товаров. Водитель заправляет машину по карте. Выписываем путевые листы каждый день, даже если не было выездов. Обязательно ли выписывать путевые листы каждый день?
В статье разберем новый порядок заполнения путевых листов с 1 марта 2022 года, выясним, что изменилось в бланке документа и как его правильно заполнить.
Официальный образец путевого листа с 1 марта 2022 год
Результаты осмотра автомобиля запишите в журнал регистрации контроля. В нем отразите марку машины, госномер, дату и время техосмотра, показания одометра, Ф. И. О. контролера и водителя и др. (п. 15 Порядка, утв. приказом № 296). Журнал теперь можно вести в виде электронного документа, если записи заверять квалифицированной подписью. При этом должна быть возможность распечатать электронный журнал на бумаге.
В новой редакции Закона о безопасности дорожного движения такая обязанность предусмотрена только для перевозки «своих» пассажиров и имущества автобусами или грузовым транспортом. Выходит, новый порядок вступает в противоречие с указанным законом. Так как более высокий приоритет имеет закон, руководствуйтесь им.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
В КоАП РФ указано, какой полагается штраф за отсутствие путевого листа. Сумма взыскания начинается от 500 рублей. Иногда сотрудник ГИБДД может ограничиться простым взысканием. При этом наказание может последовать не только за отсутствие документа, но и за ошибки в его оформлении.
Законодательством четко определено, какой штраф за отсутствие путевого листа может быть наложен:
- Если ответственность за транспортное средство несет водитель, то ему может быть выписано предписание исправить недочеты либо выпишут штраф в сумме 500 рублей.
- Если же ответственность за автомобиль наложена на должностное лицо фирмы, то наказание за несоблюдение норм законодательства будет намного строже. В этом случае полагается штраф в сумме 20 тыс. рублей.
- Если у водителей машин, принадлежащих юридическому лицу, отсутствует путевой лист, штраф на организацию может достигать 100 тыс. рублей.
Частный предпринимать, который оформил ИП, несет полную ответственность. Даже не являясь юридическим лицом, он может быть наказан по всей строгости закона.
Нужно ли это индивидуальному предпринимателю?
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя — что это
Безусловно, да! Ведение бизнеса по перевозке пассажиров предполагает четкое следование букве закона. Без грамотно оформленной путевки ни сам ИП за рулем авто, ни таксист в найме не имеет права осуществлять деятельность. Кроме того, это важный отсчетный документ бухгалтерского анализа, согласно которому проводится подсчет дохода организации, вычисление налогов для бизнесмена и определение зарплаты нанятого сотрудника таксопарка.
По закону необходимо контролировать оборот ПЛ. Для этого используют специальную форму фиксации сведений, которая называется «Журнал учета движения путевых листов». Использованные путевки хранятся в архиве ИП в течение 5 лет.
Правила использования путевых листов в 2021 году
«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
- регулярные;
- по заказам;
- на легковом такси.
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
- перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
- перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
- перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
- перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
- перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.
Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:
- марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
- показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.
Образец Нового Путевого Листа Легкового Автомобиля 2021
Правилами оформления путевых листов уточнено, какие отметки ставятся для медосмотра водителя до рейса и по возвращении.
Отметки, подтверждающие медосмотр водителя в путевом листе
| медосмотр | отметка |
| Предрейсовый медосмотр водителя | «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» |
| Послерейсовый медосмотр | «прошел послерейсовый медицинский осмотр» |
По правилам транспорт нельзя выпускать в рейс до проверки его технического состояния. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе.