Архивариус: обязанности на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Архивариус: обязанности на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Должностные обязанности

2. Что это за работник и чем он занимается

3. Где может работать архивариус?

4. Какое образование необходимо?

5. Параметры составления документа

6. Кто должен разрабатывать инструкцию?

7. Требования к специалисту

8. Плюсы и минусы профессии

9. Типовые требования к архивариусу

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

Должностные обязанности

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Что это за работник и чем он занимается

Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

К категории «руководители» относятся должности управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом, начальника секретариата, заведующего экспедицией, заведующего центром подготовки документов, заведующего копировально-множительным бюро, заведующего машинописным бюро.

Профессия архивариуса в современном мире отходит на второй план, но пока она существует, многие задаются вопросом – а сложно ли работать архивариусом? Фактически в этой профессии нет ничего сложного. Физически эта работа не трудная, но существуют некоторые нюансы, которые могут подойти не всем. Человек, который уже наработал опыт, в своем архиве сможет найти любой документ.

Сообщать руководству в пределах своей компетенции обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

Где может работать архивариус?

В то же время архивариус вправе:

вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
подписывать документы в рамках собственной компетенции;
представлять интересы организации в установленном порядке;
получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Выявляет документы с угасающими текстами для создания страхового фонда. Осуществляет чтение, датировку и описание архивных документов. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности. Участвует в подготовке к изданию древних документов. Оказывает методическую помощь специалистам архива при работе с древними документами.

Участвует в ведении государственного учета документов профиля архива, временно хранящихся в организациях — источниках комплектования, в передаче документов на постоянное хранение, в работе по паспортизации архивов организаций — источников комплектования. Ведет работу по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива, в их реализации. Составляет отчеты о проделанной работе. Участвует в проведении научных исследований и подготовке методических разработок по направлению деятельности структурного подразделения архива. Консультирует по вопросам, входящим в его компетенцию. Участвует в подготовке к изданию документов.

Он рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

А вот что должен знать архивариус:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
требования законов к системе делопроизводства;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру предприятия;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

А вот что должен знать архивариус:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
требования законов к системе делопроизводства;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру предприятия;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

Архивариус — очень специфичная специальность. Ее представитель в первую очередь должен быть ответственным. Ему надо четко осознавать свои права, а также понимать, какими будут последствия ненадлежащего исполнения обязанностей.

Архивист имеет право:

выдвигать предложения по оптимизации работы отдела или целого направления;
запрашивать в различных подразделениях предприятия информацию, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей;
изучать внутреннюю документацию организации, имеющую прямое отношение к его рабочей деятельности;
настаивать на организации условий, необходимых ему для исполнения своих обязанностей (организационных, технических, материальных).

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

документовед;
библиотекарь;
музеолог;
специалист кадрового делопроизводства;
историк (историк-архивист);
делопроизводитель;
помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
выдача справок;
оформление входящей или исходящей документации;
ведение учетных баз данных;
составление описаний к архивным материалам;
участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
умение работать с компьютером;
знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

Общая часть.
Обязанности специалиста.
Его трудовые права.
Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

Особенности должностных взаимоотношений.
Условия работы специалиста.
Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.

Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.

Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия. Положение о структурном подразделении — база для его разработки. При составлении также используются:

Единый квалификационный справочник должностей служащих.
Общегосударственный классификатор.
Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Требования к специалисту

На должность архивариуса может быть принят сотрудник с соответствующей квалификацией. Она присваивается после прохождения курса архивного дела. Работодатели могут самостоятельно устанавливать уровень требований к образованию кандидата на данную должность.

В некоторых случаях достаточно только среднего или неоконченного высшего образования. В свою очередь, крупным организациям обычно требуются специалисты с законченным высшим образованием.

Также от специалиста потребуется умение обращаться с компьютером. Он должен уметь пользоваться офисными программами и оргтехникой, уметь работать с большими объемами информации. Архивариус должен отлично разбираться в тонкостях документооборота, составления всевозможных реестров.

Его задача – обеспечить документам правильное хранение и быстро предоставить нужные бумаги сотрудникам организации при необходимости. Все это стоит заранее прописать в должностной инструкции, с которой специалист знакомится при приеме на работу.

Плюсы и минусы профессии

К плюсам можно отнести:

возможность получить работу после окончания среднего профессионального учебного заведения;
кроме этого, получить диплом по специальности можно, выбрав заочную систему обучения;
Люди работают в теплом помещении, без тяжелого физического труда;
рабочий день чаще проходит в тихой обстановке;
практически полностью исключается взаимодействие с людьми, что позволяет избежать стресса.

К минусам профессии относятся:

небольшая заработная плата;
специальность достаточно скучная, однообразная;
практически полностью отсутствует карьерный рост;
пределом будет получение должности старшего специалиста, если такая предусмотрена в организации.

На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.

Профессиональный архивариус должен:

знать единую систему делопроизводства;
ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;
владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;
уметь составлять отчеты, оформлять акты;
владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;
уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например, биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
Опыт работы.
Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

умение работать с офисной техникой;
навыки работы со значительными объемами информации;
грамотная устная и письменная речь;
иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.