Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать деловое письмо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала текст можно озаглавить, например, «Уважаемая Ольга Юрьевна!», или, если его суть сводится к каким-либо предложениям, «Рекомендательное письмо». Само изложение должно состоять из логически связанных вводной и основной части.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Полномочия Департамента образования
До того как вы решите подать жалобу в Министерство образования, необходимо чётко понимать, что находится в его компетенции и имеет ли смысл обращаться туда с вашим вопросом. Кроме того, следует обратить внимание на то, что Министерство образования является исполнительным органом, сфера деятельности которого охватывает всю территорию Российской Федерации. В свою очередь, Департамент образования — это территориальный орган с такими же полномочиями, но действующими на муниципальном уровне.
К основным полномочиям Министерства и Департамента относятся:
- Контроль над соблюдением действующих норм российского законодательства в сфере образования;
- Выдача распоряжений, руководство в образовательных учреждениях, включая те, где занимаются досуговым развитием;
- Распределение средств из бюджета и контроль над их применением;
- Создание для граждан условий, благодаря которым они могут реализовать своё право на получение образования;
- Разработка и утверждение методик, связанных с работой и управлением образовательного учреждения.
Из вышесказанного видно, что написать жалобу в Департамент или Министерство образования можно при любом несоответствии, которое было зафиксировано в учебном учреждении. Более подробно причины для обращения в такой орган, как Минобразования, рассмотрим ниже.
ИП Гаджиев Р. владеет сетью прачечных. Клиентов хватает, но хочется расти. Один из путей — работать на государство. Он знает, что в больницах плохие прачечные: белье стирают не по СНИПу, с объемом не справляются, стирка выходит дорогая. Вот он и подумал: «Если я размещу в областной больнице свое оборудование, буду стирать нормальными средствами и управлять сам буду, что стирка обойдется государству на тридцать процентов дешевле, а я нормально прибавлю доход. Только бы разрешили. Это на министра здравоохранения республики выходить надо».
ИП Гаджиев позвонил своему другу Тимуру, у которого подвязки в министерстве здравоохранения. Тот через свои связи закинул идею друга кому надо. Там говорят: «Ок, мы министру сказали, он ждёт предложение в письменном виде через два дня. Распиши, какая от этого государству выйдет выгода. Только коротко». Гаджиев Р. понимает, что задача ответственная и сильное письмо он сам не напишет.
Правила написания делового письма в 2022 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Заполнение шапки письма в левой части
Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.
Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.
Как написать письмо министру образования
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Типы информационных писем Информационные письма могут быть самыми различными:
- гарантийными;
- рекомендательными;
- сопроводительными;
- подтверждающими;
- рекламационными;
- инструкционными;
- извещательными;
- пригласительными и т.д.
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.
Как правильно писать письма министру?
Я что-то там накарябал, в духе высокопарных воззваний, которые они, большие люди нашей маленькой планеты, то ли на самом деле так любят, то ли так принято у нас, людей маленьких, считать, что они их так любят, и подал все это на проверку своему начальнику. Тот, насупившись важно, как любят все маленькие начальники больших предприятий, пробежал раз-другой эту пафосную тираду из тонкой, но не совсем незаметной лести, громких заверений и нескромных обещаний, поправил не в том месте запятую-другую и, кивнув немного ласково, как и подобает маленькому, но серьезному начальнику, недовольному своими раздолбаями-подчиненными, письмо мне вернул. После чего, исправив то, что надо было исправить, я его отнес начальнику своего начальника. А затем, снова исправив то, что надо было исправить уже согласно начальнику начальника, я доставил его главному инженеру, который нетерпеливо и озабоченно сунул его на край заваленного бумагами стола.
На следующий день, раза три до обеда и столько же после, меня снова вызывал к себе главный, и всякий раз из-за него, проклятого, — письма министру промышленности и еще чего-то там. Чтобы вычеркнуть первое, добавить второе, разъяснить третье. После чего раздраженному и все же неудовлетворенному конечным результатом главному инженеру на помощь был вызван главный технолог, который, наоборот, посоветовал вычеркнуть второе, добавить первое и ничего не разъяснять. Обессилев, главный вызвал на подмогу начальника планового, и тот, в свою очередь, представил свое видение высокого письма: вычеркнуть первое, третье, пятое и вот это, прощальное, в самом низу, а добавить второе, четвертое и шестое и вставить «уважаемый Петр Петрович», причем в каждый абзац. В конце концов, главный инженер, который привык иметь дело больше с умными машинами, а не с глупыми письмами и еще более глупыми людьми, потеряв терпение, орал на весь завод, что все мы идиоты, не умеющие связать и двух слов. Я кое-как учел пожелания всех сторон, вернулся с письмом к главному, и тот, схватив и швырнув его, словно скользкую жабу, на край того же заваленного бумагами стола, кажись, смирился с неизбежным.
После чего о письме все забыли. Подумаешь — письмо! Мало ли пишется в конторе писем и мало ли на заводе дел, поважнее написания каких-то писем? Пускай даже министру! Директор ушел в отпуск, главный заболел, а начальники, в связи с отпуском директора и болезнью главного привычным способом незаметно растворились в направлениях с нечеткими координатами. Мне же, не будучи даже маленьким начальником на нашем большом предприятии, никуда подеваться, заболеть или уйти в отпуск не получилось, и поэтому я попросту сидел, зло развалясь за своим рабочим столом, лениво перебирая какие-то новости в Интернете.
На календаре, на грязной стене справа, обещая зыбкое земное счастье, мне ласково улыбалось 29 декабря, за окном тихо падал снег, уже через минуту превращаясь в грязь, где-то за стеной тихим эхом лилось уже родное и почти русское «Jingle bells, jingle bells, jingle all the way», когда в кабинет, за пять минут до конца рабочего дня, ворвался раскрасневшийся главный и с порога, как камнем, бросил в меня:
— Где письмо? — Какое письмо? — Министру промышленности! — Так оно того, у вас… — Не морочь мне голову, ёпрст! Распечатай и немедленно неси ко мне! — и, как мне показалось, слегка прихрамывая на обе ноги и держась за голову, так же внезапно исчез туда, откуда так внезапно появился.
По «ласковому» тону главного я понял, что промедление смерти подобно и что, как минимум, случилось что-то непоправимое, вроде незапланированного возвращения директора. И поэтому, ужасно обрадовавшись тому, что письмо не было удалено и нашлось весьма даже быстро, я его распечатал и, читая на ходу, поскакал к главному.
В кабинете у главного уже собрался консилиум: начальник планового отдела, главный технолог, главный бухгалтер. У всех лица встревоженные, словно действительно случилось самое худшее — вернулся директор.
— Давай письмо! — Вот, пожалуйста…
Освежив за секунду себе память содержимым письма, главный тяжело вздохнул, так, словно у него умер любимый хомячок, и с видом побитой собаки побрел к выходу. И я понял, что да, ужасное все же случилось: неожиданно нагрянул директор и с какого-то бодуна, за пять минут до конца рабочего дня, вспомнил про злосчастное письмо.
Через минуту гулко хлопнула дверь напротив, послышалась смачная брань и назад в кабинет, уже не хромая, на всех парусах влетел главный. Щеки его горели. Ноздри раздувались. А глаза лихорадочно блестели:
— Ёпрст, ёклмн, эюя, блин! Сказал вставить в письмо то же, что мы писали в прошлый раз… А чего мы писали в прошлый раз?! — главный уставился на меня. — Понятия не имею… — А кто имеет?! Кто здесь имеет понятие, а?! Кто имеет?! Кто?!
И почти шепотом:
— Принесла же нелегкая.
Уже через минуту все искали то, «что мы писали в прошлый раз». Причем все прилагали максимум усилий в своих поисках этого утраченного, не совсем понимая, что и где искать. Вернее, совсем не понимая, что и где искать. Но искали все же усердно.
Все давно разошлись по домам, коридоры завода погрузились в декабрьский мрак, и только мы трудились, не покладая рук. Наконец я у себя в компьютере нашел что-то, отдаленно напоминающее то, «что мы писали в прошлый раз». В имеющуюся болванку мы вставили кусок из найденного письма, максимально подходящий по смыслу, и снова распечатали письмо. Главный перекрестился, хотя до сегодняшнего дня был атеистом, вздохнул, как перед прыжком в прорубь, выдохнул: «Не поминайте лихом!» — и исчез за дверью.
Я взглянул на коллег. Лица их были, как у мертвецов. Чувство вины в виде капелек пота проступало на серых лбах и щеках. Жизнь, похоже, постепенно их покидала.
Через минуту снова хлопнула дверь и в кабинет уже неторопливо вошел главный.
— Назвал меня идиотом и спросил, зачем мы вставили то, что писали в прошлый раз… — взгляд его растерянно обратился к небу. Вернее, к серому, в мелких трещинках потолку. — И сказал, что надо быть полным идиотом, чтобы так обращаться к самому министру.
Все кинулись к письму, удалили то, что пять минут тому с таким трудом вставили. А вот с обращением к министру вышла заминка. Дело в том, что в том же предложении, через запятую, было записано «Президента Х…». Рука начальника планового, было взявшаяся в свете мудрых последних решений править текст, хотела было вычеркнуть и президента, но дрогнула, обмякла, и тихий голос запуганного начальника прошамкал:
— А потом не скажут, что я президента зачеркнул… ну, как в тридцать седьмом? — Кто его знает, — «ободрил» его главный технолог, седой дядька с вечно встревоженным взглядом.
Все бросились ломать голову, как в письме «обогнуть» «Президента Х…» и вместе с тем сделать обращение к министру еще более уважительным. Обогнуть «Президента» не получалось. Так или иначе все упиралось в него. В пылу ломания голов и на пике отчаяния все вдруг услышали, как за дверью кабинета главного хлопнула другая дверь, послышалось недовольное бурчание и потом удаляющиеся шаги.
Слова «чиновничья волокита» давно ушли в прошлое, вместе с временами, когда письмо простого гражданина в официальные инстанции отправлялось словно в никуда — было не известно, когда придет ответ, да и придет ли он вообще и с кого за это спрашивать.
В Министерство труда и социальной защиты гражданам приходится обращаться довольно часто — ежедневно огромное количество россиян обращаются в Минтруд за разрешением тех или иных проблем.
Это и вопросы, касающиеся оценки условий труда и заработной платы, выплаты пенсий, предоставления льгот, семей с детьми, санаторно-курортного лечения, предоставления машины.
Нередко люди обращаются и с просьбой растолковать те или иные моменты действующего законодательства. Министерству приходится иметь дело с обращениями не только рядовых граждан, но и представителей редакций газет, также депутатов.
Работа с обращениями россиян в Минтруд регламентируется единой инструкцией, утвержденной в Приказе от четвертого февраля 2015 года № 60Н.
Все обращения граждан в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации рассматриваются согласно утвержденной инструкции.
Обращения в письменном виде отсылаются на почтовый адрес Министерства по почте или посредством курьерской службы.
Лично подать письменное обращение можно, обратившись в экспедицию Минтруда.
Возможно также отправить обращение по факсу, через телефон доверия или горячую линию.
Данные о их работе содержатся на официальной веб-странице Министерства.
В официальном письме гражданин указывает свои данные, дату написания и ставит личную подпись.
Если гражданин хочет написать в Минтруд через Интернет, нужно открыть сайт Министерства и заполнить формуляр.
В обращении нужно емко и понятно указать суть вопроса, указать адрес Министерства, либо наименование чиновника, к которому пишется обращение, свои паспортные данные, электронную почту.
Ни одно обращение не будет оставлено госслужащими без внимания.
Личные данные , указанные в письме гражданином, обрабатываются и хранятся с соблюдением требований закона Российской Федерации о персональных данных.
Также, чтобы облегчить посетителям разрешение проблем, на сайте Минтруда находится перечень самых распространенных вопросов, имеющих отношение к социально-трудовой сфере.
Очень может быть, что ответ на интересующий вопрос содержится именно там.
В некоторых случаях доводы, изложенные в обращении, нужно подтвердить документально.
Тогда лицо прилагает к обращению необходимые документы, или же их копии.
Срок рассмотрения устанавливается в соответствии с действующим законодательством.
Чиновники Министерства труда и социальной защиты РФ, работающие с поступающими обращениями, несут ответственность за объективное и правильное их рассмотрение.
За организацию, порядок делопроизводства и соответствие установленным срокам рассмотрения ответственны главы подразделений Минтруда, входящих в его структуру.
К сожалению, как отмечают чиновники, до сих пор нередки вопросы, которые задаются, что называется, «не по адресу», то есть в них содержатся вопросы, имеющие отношение к работе органов другой компетенции и которые приходится отсылать в соответствующие инстанции.
Деловые письма на английском языке
Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.
Дата написания.
Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.
Реквизиты получателя.
- Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
- Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
- Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
- Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
Указание адреса:
Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).
Стандартные обращения:
- Dear Madam;
- Dear Sir;
- Dear Sir or Madam;
- Dear Mrs;
- Dear.
После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.
Тематика:
Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.
Основной текст:
Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.
Как попрощаться:
Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.
Оформление подписи:
Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.
Оформление приложений:
Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.
Что писать с заглавной буквы.
- Фамилии и инициалы;
- Наименования компаний;
- Наименования городов, штатов и так далее;
- Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
- Первые слова в прощании;
- Вступительные обращения.
Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.
Бланк служебного письма
Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.
В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:
- Название компании (организации, фирмы),
- Отдел, куда направляется служебное письмо,
- Должность исполняющего лица, его ФИО,
- Адрес получателя,
- Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
- Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.
Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.
Письмо Председателю Правительства: право на обращение к Премьер-министру
Закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 21.04.2006 № 59-ФЗ предусматривает право любого гражданина на личное или коллективное обращение к представителям власти, на которых возложены публично значимые функции.
Именно таким лицом является Председатель Правительства России (он же премьер-министр). Написать премьеру можно практически с любой целью. Это может быть:
- заявление с просьбой о содействии в реализации прав, предусмотренных законодательством;
- предложение по усовершенствованию действующих законов (законодательная инициатива);
- жалоба на действия региональных чиновников или других должностных лиц, сопряженная с просьбой о восстановлении нарушенных прав.
Зачем писать письмо Президенту?
Проблемы, с которыми регулярно сталкиваются россияне, разнообразны. Это и бытовые разногласия, и игнорирование местных властей фактов нарушения прав и интересов граждан, и злоупотребление полномочиями должностных лиц. Что бы ни случилось, Конституция России гарантирует каждому человеку право на свободу слова. Следовательно, все граждане имеют право обратиться в государственные структуры с любым вопросом, относящимся к ее компетенции. А поскольку компетенция Президента РФ исключительна, многие ищут у него помощи, когда все инстанции пройдены и надежда на решение проблемы практически иссякла.
Чтобы письмо Президенту, образец которого мы представим в статье, дошло до своего адресата и не осталось без ответа, необходимо придерживаться некоторых правил и тонкостей его составления. Большинство граждан не может решиться обратиться к Владимиру Владимировичу, поскольку не знает, как правильно создать сообщение и по какому адресу его отправить. Кроме того, многие люди, столкнувшись с нарушением своих гражданских прав на местах, не решаются обращаться в высшую инстанцию с официальным запросом. Одни не верят, что глава государства получит послание, другие боятся или просто ленятся заняться этим вопросом.
Как показывает практика, письмо Президенту РФ никогда не остается без ответа. Сообщать Путину о различных трудностях, возникающих при взаимодействии с органами власти и самоуправления, можно и нужно.
Сообщение о коррупции для главы государства
Гражданам, которые столкнулись с беззаконием, бюрократией и злоупотреблением служебным положением, вымоганием взятки или коммерческим подкупом, следует обращаться в правоохранительные органы. Структуры МВД обладают широкими полномочиями по вопросам борьбы с коррупцией. Кроме того, сообщить о факте незаконного использования физическим лицом своего должностного положения вопреки интересам общества и государства в целях обогащения и получения выгоды, можно в УБЭП, ФСБ, УСБ, прокуратуру.
Если процесс рассмотрения дела о вымогательстве или даче взятки приостановлен, или по результатам проверки правоохранителями виновные не были привлечены к ответственности, остается единственный выход – отправлять письмо президенту (по почте или через интернет). В этом случае можно не сомневаться в молниеносной реакции первого лица государства.