Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Оформление на работу в 2024 году
Трудовая книжка лично заполняется сотрудником и заверяется печатью предприятия. Она является важным документом, необходимым для записи стажа работы. Важно следить за сохранностью трудовой книжки и предъявлять ее при приеме на работу, переходе на другую должность или при увольнении.
Трудовой договор – письменное соглашение между работником и работодателем о работе на определенных условиях. Трудовой договор регулирует взаимоотношения между работником и работодателем, включая права и обязанности сторон, условия работы, режим труда, оплату, отпуск и др.
Оформление на работу в 2024 году включает заполнение заявления о приеме на работу и предоставление следующих документов:
- Паспорт гражданина Российской Федерации
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета)
- ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика)
- Образовательные документы (диплом, аттестат)
- Документы, подтверждающие прохождение медицинского осмотра (если требуется)
- Документы, подтверждающие прохождение обучения по охране труда и пожарной безопасности (если требуется)
При оформлении на работу также может потребоваться предоставление дополнительных документов, зависящих от конкретного предприятия или сферы деятельности. В случае изменения условий работы, например, перевода на другую должность, также может потребоваться заключение нового трудового договора или его дополнительное соглашение.
Важно помнить, что оформление на работу в 2024 году включает не только сбор и предоставление необходимых документов, но и соблюдение требований законодательства об охране труда, рабочего времени, оплате труда и других аспектов работы.
Ввод новых данных и отслеживание трудовой истории
В первую очередь, новая версия трудовой книжки будет включать информацию о всех местах работы работника. Это означает, что работники будут обязаны указывать не только свою текущую работу, но и все предыдущие места работы. Это позволит работодателям и государственным органам более точно отслеживать трудовую историю работников и делать анализ рынка труда.
Кроме того, в новой трудовой книжке будут указываться и такие данные, как должность, заработная плата и период работы на каждом из предыдущих мест работы. Это позволит более детально оценивать опыт и навыки работника, а также проводить сравнительный анализ заработной платы на разных местах работы.
Ввод новых данных в трудовую книжку будет проводиться посредством электронного сервиса, который позволит работникам легко и быстро вносить необходимые изменения. Для этого работникам придется зарегистрироваться в специальной системе и указать все необходимые данные о своей трудовой деятельности.
В целом, внесение новый данных и отслеживание трудовой истории в трудовой книжке с помощью электронного сервиса позволит работникам и работодателям более эффективно взаимодействовать и обмениваться необходимой информацией. Это также упростит проведение анализа рынка труда и позволит улучшить условия труда и социальную защиту работников.
Запишите предыдущие места работы
При заполнении трудовой книжки в 2024 году, важно правильно заполнить информацию о предыдущих местах работы. Эта информация поможет работодателю получить представление о вашем опыте и квалификации.
Для заполнения раздела о предыдущих местах работы, рекомендуется использовать таблицу следующего формата:
| Наименование организации | Должность | Период работы |
|---|---|---|
| ООО «Компания А» | Менеджер по продажам | Январь 2020 — Декабрь 2022 |
| ЗАО «Фирма Б» | Региональный представитель | Март 2018 — Декабрь 2019 |
В таблице указывается наименование организации, должность, которую вы занимали, и период работы. Помните, что указанные вами даты должны быть точными и соответствовать реальному периоду работы.
Также, рекомендуется указывать краткую информацию о выполненных на предыдущих местах работы обязанностях и достижениях. Это поможет работодателю получить представление о вашей профессиональной активности и важных результатов, которые вы достигли.
Заполняя предыдущие места работы в трудовой книжке, обратите внимание на правильность заполнения и отсутствие опечаток. Это сделает вашу информацию более достоверной и профессиональной.
Заполнять трудовую книжку следует внимательно, соблюдая определенные правила. Ниже приведены основные рекомендации по заполнению данного документа:
| Правило | Описание |
| 1 | Все записи должны быть четкими и разборчивыми. |
| 2 | Используйте только черную или синюю ручку для заполнения. |
| 3 | Не допускайте исправлений и замазывания. |
| 4 | Обратите внимание на дату и порядковый номер записи. |
| 5 | Пишите дату с точностью до числа, месяца и года. |
| 6 | Вносите записи в трудовую книжку непосредственно после события. |
| 7 | Уважайте правила проставления подписей и печатей. |
| 8 | При добавлении дополнительных листов укажите их номера и пронумеруйте записи соответственно. |
Правильное заполнение трудовой книжки является важным звеном в создании надежной и документально подкрепленной трудовой истории. Следуя данным правилам, можно быть уверенным в точности и корректности заполнения данного документа.
Выдача трудовой книжки
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.
Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.
Помощь и рекомендации
- Внимательно заполняйте личные данные, такие как фамилия, имя, отчество, дата рождения и место рождения. Убедитесь, что все данные записаны без ошибок и соответствуют документам.
- Заполняйте раздел «Образование» в соответствии с вашими достижениями. Указывайте годы обучения, наименование учебного заведения и полученную квалификацию.
- В разделе «Трудовая деятельность» укажите все места работы, начиная с самой первой. Для каждого места работы укажите даты начала и окончания работы, название организации, должность и основные обязанности.
- Не забывайте указывать все виды выплат, которые вы получали, такие как заработная плата, премии, надбавки и другие дополнительные выплаты.
- В разделе «Отпуск» укажите все виды отпусков, которые вы использовали, и их длительность. Также укажите причину использования отпуска.
- Проверьте правильность заполнения трудовой книжки перед ее предоставлением работодателю или другим заинтересованным лицам.
Пользуясь этими рекомендациями, вы сможете правильно заполнить трудовую книжку и избегнуть ошибок, которые могут вызвать проблемы в будущем. Если у вас возникли вопросы или трудности, не стесняйтесь обращаться за помощью к специалистам в сфере кадрового делопроизводства или юристам.
Изменения в заполнении трудовых книжек в 2023 году
С появлением новых правил в 2023 году, порядок заполнения трудовых книжек будет регулироваться более четко и строго. Теперь владельцам трудовых книжек необходимо знать о новых правилах и порядке оформления записей.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку будет осуществляться с соблюдением строгого порядка. Копию записи следует заверять работодателем, а при переходе на другую работу, книжку необходимо вносить в течение месяца.
В случае смерти сотрудника, его книжка должна быть внесена в дела о смерти. При переводе на другую работу, в трудовой книжке будут прописаны данные о совместительстве. Необходимо также заполнять листы временного увольнения и их копии.
В связи с переводом на электронный формат выдачи трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки трудовой книжки будут актуальны в 2023 году при заполнении титульного листа, а внесение записей будет осуществляться на страницах соответствующих разделов.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.
Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.
Трудовые книжки, заполненные до 2023 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.
Лучшие модели ручек для заполнения трудовой книжки
Существуют различные модели ручек, удовлетворяющие требованиям для заполнения трудовой книжки:
| Модель ручки | Особенности |
|---|---|
| Шариковая ручка | Одна из наиболее популярных моделей, обладает непрерывным подачей чернил, пишет четко и ровно. |
| Гелевая ручка | Позволяет писать плавно и мягко, подходит для тех, кто предпочитает более гладкую поверхность написания. |
| Перьевая ручка | Предоставляет возможность создавать красивые и элегантные шрифты, но требует навыков в использовании. |
| Ручка с графитовым стержнем | Имеет мягкое письмо, позволяет легко исправлять ошибки, эффективно выделять тексты разных цветов. |
При выборе ручки для заполнения трудовой книжки важно учитывать не только личные предпочтения, но и качество чернил, удобство держания ручки и возможность замены запасных стержней или истощенных чернил. Конечный выбор зависит от индивидуальных предпочтений и замыслов при заполнении трудовой книжки.
Как правильно заполнять трудовую книжку для максимальной надежности
1. Внимательно заполняйте персональные данные
Первоначальная страница трудовой книжки предназначена для заполнения личными данными работника. Убедитесь в правильности указания своего полного имени, даты и места рождения. Эта информация должна быть совпадать с данными из документов, удостоверяющих личность.
2. Корректно вводите информацию о предыдущих местах работы
При указании дат начала и окончания работы на предыдущем месте трудоустройства, будьте внимательны и точны. Укажите полное наименование организации, ее адрес и контактные данные. В случае наличия трудовой книжки у предыдущих работодателей, необходимо получить их печать в разделе «Заключение трудового договора (контракта)».
3. Следите за правильностью оформления записей о трудовой деятельности
При заполнении разделов о проработанных периодах на каждом месте работы, следите за точностью и четкостью записей. Укажите должность, период работы, объем выполняемых обязанностей и достижения. Это поможет предоставить полную информацию о ваших рабочих навыках и уровне компетенции.
Важно помнить, что трудовая книжка является документом, подтверждающим ваш опыт работы и квалификацию. Поэтому следует тщательно заполнять все разделы, чтобы исключить возможные расхождения в информации и уберечься от проблем в будущем.